Datenschutz im Betrieb - Die DS-GVO in der Personalarbeit

Einleitung

Neue Aufgaben für HR-Fach- und Führungskräfte

• Besonders betroffen von den neuen Regelungen: das Personalwesen
• Sensibilität im Umgang mit Bewerberdaten
• Aufgaben im laufenden Beschäftigungsverhältnis
• Aufgaben nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
• Zur Rolle des Betriebsrats
• Instruktion von Mitarbeitern

Der Datenschutzbeauftragte

• Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten
• Benennung und Abberufung eines Datenschutzbeauftragten
• Anforderungen an den Datenschutzbeauftragten
• Die Stellung des Datenschutzbeauftragten im Unternehmen
• Aufgaben und Pflichten des Datenschutzbeauftragten
• Alternative Rollen im Unternehmen neben oder statt dem Datenschutzbeauftragten
• Musterschreiben: Benennung eines Datenschutzbeauftragten

Dokumentationspflichten und das Verarbeitungsverzeichnis

• Die Nachweis- und Dokumentationspflichten in der DS-GVO
• Das Verarbeitungsverzeichnis
• Erstellung und Pflege des Verarbeitungsverzeichnisses

Die Rechte der betroffenen Personen

• Informationspflichten
• Individualrechte des Betroffenen zur Sicherung der informationellen Selbstbestimmung
• Das Vorgehen bei Betroffenen-Anfragen
• Musterschreiben und Formulare

Beschäftigtendatenschutz

• Begriff und Zweck des Beschäftigtendatenschutzes
• Rechtliche Grundlagen des Beschäftigtendatenschutzes
• Beschäftigtenbegriff
• Begriff der personenbezogenen Daten
• Begriff der Verarbeitung
• Erlaubnistatbestande zur Verarbeitung von Beschäftigtendaten
• Beschäftigtendatenschutz im Bewerbungsverfahren
• Beschäftigtendatenschutz im Arbeitsverhältnis
• Einhaltung der Grundsatze der DS-GVO
• Rechtsfolgen bei Verstosen gegen den Beschäftigtendatenschutz

Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis

• Rechtliche Grundlagen der Einwilligung im Beschäftigtenverhältnis
• Freiwilligkeit der Einwilligung im Beschäftigtenverhältnis
• Schriftform der Einwilligung
• Pflicht zur Aufklarung über den Zweck der Datenverarbeitung
• Widerrufsrecht
• Alternativen zur Einwilligung im Beschäftigungsverhältnis

Die Betriebsvereinbarung und andere Kollektivvereinbarungen

• Betriebsvereinbarungen und Tarifvertrage als datenschutzrechtliche Erlaubnisgrundlage nach der DS-GVO
• Kann durch eine Kollektivvereinbarung das Schutzniveau der DS-GVO abgesenkt werden?
• Doppelfunktion von Betriebsvereinbarungen in der Praxis
• Inhaltliche Anforderungen der DS-GVO an Betriebsvereinbarungen
• Handlungsempfehlungen für die Formulierung einer Betriebsvereinbarung nach der DS-GVO
• Verhandlungstaktik bei der Anpassung von Betriebsvereinbarungen

Arbeitnehmerüberlassung

Digitale Personalakte

• Personalakte ‒ eine Begriffsdefinition
• Grundsatze bei der Führung von Personalakten
• Schritt für Schritt zur digitalen Personalakte

Datenschutz und elektronische Kommunikation

• Die Verwendung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz
• Regelungsmöglichkeiten für den Arbeitnehmer
• Kontrollmöglichkeiten
• Handlungsempfehlungen und Checkliste

Interne Untersuchungen und Aufdeckung von Pflichtverletzungen

• Einleitung
• Insbesondere: Videoüberwachung
• Aktuelle Entscheidungen

Auftragsverarbeitung

• Einführung
• Der Auftragsverarbeiter
• Auswahl des Auftragsverarbeiters
• Vertrag zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter
• Unterauftragnehmer
• Form
• Internationale Auftragsverarbeitung
• Einstandspflichten, Haftung und Sanktionen
• Fortgeltung bestehender Vertrage
• Checkliste: ADV-Vertrag

Konzerndatenschutz

• Grundlagen
• Rechtsgrundlage für die konzerninterne Übermittlung und weitere Verarbeitung von personenbezogenen Daten
• Gemeinsame Verantwortlichkeit gem. Art. 26 DS-GVO
• Fallgruppen
• Datenübermittlung an Konzernunternehmen in Drittländern
• Checkliste

Outsourcing

• Generelle Voraussetzungen
• Übermittlung an Outsourcing-Unternehmen in Drittländer
• Auswahl des Outsourcing-Anbieters
• Fragenkatalog für Outsourcing-Projekte

Internationaler Datenverkehr

• Die „Zwei Stufen"-Prüfung bei internationalen Datentransfers
• Datentransfer in Drittländer auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses
• EU-US Privacy Shield
• Datenübermittlung auf Grundlage von Standarddatenschutzklauseln gem. Art. 46 Abs. 2c und d DS-GVO
• Verbindliche interne Datenschutzvorschriften gem. Art. 47 DS-GVO
• Genehmigte Verhaltensregeln und Zertifizierungsmechanismen
• Genehmigungsbedürftige vertragliche Regelungen
• Gesetzliche Erlaubnistatbestände

Löschkonzept

• Im Fokus: Löschverpflichtung
• Das Prinzip der Speicherbegrenzung und die Löschverpflichtung
• Technische und organisatorische Maßnahmen zur Speicherbegrenzung
• Das Löschkonzept
• Beispiel: Löschregeln im Personalbereich

Direktmarketing

• Bestehende Kundenbeziehung
• Einwilligung
• Rechtfertigung durch gesetzlichen Erlaubnistatbestand
• Keine Sonderregelungen bei Geschäftskontakten

Industrie 4.0 im Kontext des Datenschutzes

• Beschäftigtendatenschutz
• Datentransfers in Drittstaaten
• Datensicherheit
• Exkurs: Data Ownership

Verarbeitung personenbezogener Daten Minderjähriger im Internet

• Strengere Schutzanforderungen bei Kindern
• Allgemeine Anforderungen an die Einwilligung
• Wirksamkeit von alten Einwilligungserklärungen
• Besondere Anforderungen an die Einwilligung bei Kindern
• Entbehrlichkeit der Einwilligung bei notwendiger Datenverarbeitung

IT-Sicherheit im Unternehmen

• Ausgangslage
• Typisches Angriffsszenario
• Datenverarbeitung als wesentlicher Teil der IT-Sicherheit
• Rechtlicher Rahmen
• Praktische Umsetzung/Checkliste

Datenschutz-Folgenabschätzung

• Zielsetzung
• Erforderlichkeit der Datenschutz-Folgenabschätzung
• Durchführung der Datenschutz-Folgenabschätzung
• Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten
• Einbeziehung der Betroffenen
• Konsultation der Aufsichtsbehörde
• Altfalle: Bewertung von vorhandenen Verarbeitungsprozessen
• Überprüfung und Wiederholung der Datenschutz-Folgenabschätzung
• Sanktionen

Datenschutzrisikomanagement

• Einführung
• Rahmenbedingungen eines Compliance- und Datenschutz- Management-Systems
• Bestandsaufnahme als Vorbereitungsmaßnahme
• Umsetzung

Datenschutzaudit und Zertifizierung

• Das Datenschutz-Management-System
• Audit, Übung, Wartung
• Strategie definieren, Maßnahmen planen
• Strategien und Maßnahmen implementieren
• Umsetzung kontrollieren
• Etablierung von Datenschutzorganisation und Datenschutz-Kultur
• Projektmanagement
• Datenschutzsiegel

Datenschutzschulung und Sensibilisierung

• Relevante Schulungsinhalte
• Durchführung der Schulungsmaßnamen und Sensibilisierung der Mitarbeiter

Die Autoren
Abkürzungsverzeichnis
Literaturverzeichnis
Stichwortverzeichnis