Rechnungen richtig schreiben und prüfen: Anforderungen und wie richtig fakturiert wird
Beitrag aus ProFirma Professional
Dipl.-Finanzwirt (FH) Andreas Willner, Wolfgang Macht
1. Die Rechnung und was zu beachten ist
Dieser Beitrag informiert Sie über die anzuwendenden Regelungen bei der Abrechnung von Lieferungen und Leistungen und beim Vorsteuerabzug.
Eine Rechnung kann aus mehreren (Teil-) Dokumenten bestehen. Wichtig ist, dass alle Dokumente in ihrer Gesamtheit alle Pflichtangaben beinhalten.
Auch Bestellscheine bzw. Lieferscheine können Teile einer Rechnung sein. Die einzelnen Teildokumente werden über die gemeinsame Rechnungsnummer zusammengeführt, die auf allen Teildokumenten zu vermerken ist. Alle Teildokumente einer bestimmten Rechnung sind zusätzlich in einem Sammeldokument (eigentliche Rechnung) zu bezeichnen.
1.1 Pflichtangaben in der Rechnung
Das Umsatzsteuerrecht sieht für die Rechnung eine Reihe von Mindestanforderungen vor. Bei sog. "Kleinbetragsrechnungen" oder "Fahrausweisen" wird auf diverse Punkte verzichtet. Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 EUR.
1.1.1 Angabe von Namen und Anschrift
Erforderlich sind
- der vollständige Name des Leistenden und des Leitungsempfängers sowie
- die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers.
Insbesondere bei Ausfuhren oder ausländischen Empfängern sollte auf die korrekte Anschrift (ausländische oder inländische Betriebsstätte) geachtet werden. Hat der Leistungsempfänger eine Großkundenanschrift bzw. ein Postfach, gilt diese/dieses als Anschrift.
Der Leistende kann als seine Anschrift jede Adresse angeben, unter der er erreichbar ist. Das kann auch eine reine Briefkastenadresse (= Postadresse) sein. Das Erfordernis, wonach nur eine Adresse mit wirtschaftlicher Betätigung angegeben werden durfte, ist nach geänderter Rechtsprechung weggefallen. Der Vorsteuerabzug bleibt so für den Leistungsempfänger erhalten!
Erleichterung: Entfall von Angaben bei bestimmten Rechnungen
Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf Name und Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.
1.1.2 Angabe von Steuernummer oder USt-IdNr.
Eine ordnungsgemäße Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn muss eine Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Nur eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich. Bei Angabe der Steuernummer reicht die 8-stellige Nummer (123/45678); die Angabe der Finanzamtsnummer bzw. des Länderschlüssels ist entbehrlich.
Besonderheiten
- Innergemeinschaftliche Lieferungen: Bei Lieferungen in die EU (Gemeinschaftsgebiet) ist zusätzlich die USt-IdNr. des Empfängers anzugeben, ansonsten entfällt die Steuerbefreiung.
- Umsatzsteuerliche Organschaft: Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft, wie sie z. B. in Fällen der Betriebsaufspaltung vorkommt, muss die Organgesellschaft in seinen Rechnungen die eigene USt-IdNr. oder die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Organträgers angeben.
- Agentur: Beim Agenturgeschäft muss der Agent auf der Abrechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Leistenden vermerken.
Besonderheiten bei Agenturen
Bei Tankstellen bzw. Reisebüros muss der Handelsvertreter oder Makler auf der Abrechnung die Steuernummer oder USt-IdNr. der Mineralölgesellschaft bzw. des Reiseveranstalters vermerken.
- Dauerverträge: Auch Dauerverträge (z. B. Mietvertrag) müssen die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Leistenden (z. B. des Vermieters) enthalten. Der Vertrag gilt dann als Rechnung. Möglich ist aber auch eine separate Rechnung (ggf. als Dauerrechnung) mit den erforderlichen Angaben neben dem Mietvertrag.
Eine vom Finanzamt bei Unternehmensneugründung vergebene "Wiedervorlagenummer" ist keine gültige Steuernummer i. S.d. § 14 UStG.
1.1.3 Das Ausstellungsdatum muss angegeben werden
Bei jeder Form der Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar.
Davon zu unterscheiden ist das Datum der Lieferung oder Leistungserbringung, welches für die Entstehung der Umsatzsteuer (Voranmeldezeitraum) maßgeblich ist.
1.1.4 Wie die Rechnungsnummer aufgebaut sein muss
Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Nummer vermerkt sein. Als Rechnungsnummern sind nicht nur Ziffern, sondern auch Kombinationen mit Buchstaben zulässig, z. B. B-007-KR-2004. Solange die Rechnungsnummern eindeutig sind, dürfen auch mehrere Nummernkreise, z. B. nach Inland, Ausland oder Filialen, gebildet werden.
Nummernkreis soll geschlossen sein
Das Gesetz verlangt die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen, d. h. in den Nummernkreisen dürfen keine "Lücken" bestehen (21, 22, 24, …). Das Finanzamt will damit sicherstellen, dass keine Dubletten (einer "Nebenbuchführung") bzw. nicht verbuchte Rechnungen existieren. Verwenden Sie daher Ziffern oder Buchstaben zur Bezeichnung von Nummernkreisen (z. B. I für Inland, D für Drittland, E für EG).
Eine lückenlose Vergabe und Abfolge von Rechnungsnummern ist nicht zwingend erforderlich, jedoch deren Einmaligkeit.
Sind die Rechnungsnummern ausnahmsweise nicht fortlaufend, sollte die Ursache dem Finanzamt bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen erklärt werden können (z. B. EDV-Problem, Storno, Wiederherstellung von Daten, Aufbau des Nummernkreises). Bewahren Sie entsprechende Unterlagen zur Beweisführung gegenüber dem Finanzamt auf.
Aufbau der Rechnungsnummer
Unternehmer U verwendet folgende Rechnungsnummer:
- I 0703-M – 003896 – 23
Es bedeuten: I: Inlandslieferung; 0703: Rechnungsdatum 3. Juli; M: Nummernkreis Auslieferungslager München; 003896 ist die eigentliche fortlaufende Rechnungsnummer (= die 3 896. Rechnung des laufenden Jahres im Nummernkreis Auslieferungslager München); 23 bezeichnet das Jahr 2023.
Bei einer Stornierung bzw. Rechnungsberichtigung ist auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung hinzuweisen.
Erleichterung bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen
Rechnungen über Kleinbeträge – Rechnungsbetrag bis 250 EUR und Fahrausweise müssen nicht fortlaufend nummeriert werden.
1.1.5 Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistungen
Eine ordnungsgemäße Rechnung erfordert die Angabe der Menge und der Art der gelieferten Gegenstände bzw. des Umfangs und der Art der Leistung.
Der gelieferte Gegenstand bzw. die ausgeführte Leistung sind so zu bezeichnen, dass eine eindeutige Identifizierung hergestellt werden kann. Sammelbezeichnungen (Beschläge, Büromöbel, Spirituosen, Tabakwaren) sind zulässig; Bezeichnungen allgemeiner Art (z. B. Geschenkartikel oder Beratungsleistung) reichen jedoch nicht aus.
Nötig ist vielme
Werden Anzahlungen abgerechnet, ist dies auf der Rechnung gesondert zu vermerken, z. B. "Abrechnung über eine noch zu erbringende Leistung". Steht der Zeitpunkt der Vereinnahmung fest, ist dieser gesondert auf der Rechnung zu vermerken. Stimmt der Zeitpunkt der Vereinnahmung mit dem Rechnungsdatum überein, reicht es aus, den Kalendermonat der Vereinnahmung anzugeben.
1.1.7 Entgelt und Steuerbetrag sowie Steuersatz bzw. Steuerbefreiung müssen aufgeführt werden
Grundsätzlich müssen diese 3 Positionen einzeln in einer Rechnung aufgeführt sein:
- Entgelt,
- Steuerbetrag,
- Steuersatz / Steuerfreiheit.
In Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, müssen die Entgelte für die entsprechenden steuerpflichtigen bzw. steuerfreien Umsätze unter Benennung des jeweiligen Steuersatzes und der darauf entfallenden Umsatzsteuer getrennt aufgeführt werden.
Wird in einer solchen Rechnung der Steuerbetrag durch Maschinen automatisch ermittelt und ausgegeben, ist der Ausweis des Steuerbetrags in einer Summe zulässig, wenn für die einzelnen Posten der Rechnung der Steuersatz angegeben wird.
Kosten für Nebenleistungen (z. B. Verpackung) können bei gemischten Steuersätzen für eine Leistung nach jedem sinnvollen Schlüssel den einzelnen Hauptleistungen zugeordnet werden.
Bei steuerfreien Umsätzen muss sich der Grund der Steuerbefreiung aus der Leistungsbeschreibung oder eines sonstigen Hinweises ergeben (z. B.: "steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung").
Erleichterung bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen
Bei Kleinbetragsrechnungen – Rechnungsbetrag bis 250 EUR – reicht die Angabe des Gesamtrechnungsbetrags und des Steuersatzes bzw. der Grund der Steuerbefreiung. Bei verschiedenen Steuersätzen sind die den verschiedenen Steuersätzen unterliegenden Leistungen in die jeweiligen Rechnungssummen zusammenzufassen.
Auch bei Fahrausweisen kann auf die Angabe des Steuerbetrags verzichtet werden. Der Steuersatz ist nur anzugeben, wenn die Beförderung dem Regelsteuersatz unterliegt.
1.1.8 Im Voraus vereinbarte Entgeltsminderungen
Ebenfalls auf der Rechnung aufzuführen sind im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen. Gemeint sind damit Skonti, Boni oder Rabatte. Der Minderungsbetrag muss nicht als Netto- oder Bruttowert angegeben werden. Es reicht eine Angabe wie z. B. "3 % Skonto bei Zahlung bis ...". Ein weiterer Belegaustausch ist nicht erforderlich. Die Vorschrift des § 14c Abs. 1 UStG über einen zu hoch ausgewiesenen Steuerbetrag finden bei Inanspruchnahme der Entgeltminderung keine Anwendung.
Rechnung mit Skontohinweis
Sie verkaufen Ware für 1.000 EUR zzgl. 190 EUR Umsatzsteuer. Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen kann der Kunde 3 % Skonto ziehen.
Skontohinweis: "Bei Zahlung innerhalb von 14 Tagen gewähren wir 3 % Skonto."
Das muss bei der Buchung beachtet werden:
Zunächst buchen Sie die Rechnung mit dem vollen Betrag ein. Die Berichtigung der Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer erfolgt – wie bisher – im Voranmeldungszeitraum, in dem die verminderte Zahlung erfolgt.
1.1.9 Hinweis auf Aufbewahrungspflicht
Wird eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung in Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer oder nichtunternehmerischen Bereich eines Unternehmers erbracht, muss dieser die Rechnung 2 Jahre lang aufbewahren, .
Der leistende Unternehmer muss in seiner Rechnung einen Hinweis zur Aufbewahrungspflicht anbringen. Vorschlagstext: "Als Privatperson oder Unternehmer, der die Leistung für den nichtunternehmerischen Bereich verwendet, sind Sie verpflichtet, die Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren."
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Jahres, in welchem die Rechnung ausgestellt worden ist.
1.1.10 Diese Angaben müssen in Rechnungen enthalten sein
1.2 Sonderfälle bei Rechnungen
1.2.1 Anzahlungen/Teilleistungen
Ist die Leistung nicht teilbar und werden Anzahlungen geleistet entsteht die Umsatzsteuer mit Vereinnahmung der Vorauszahlungen.
Ist eine Leistung grundsätzlich teilbar, kann auch über Teilleistungen abgerechnet werden. Die Umsatzsteuer entsteht mit Vollbringen der jeweiligen Teilleistung.
Steuersatzwechsel
Maßgebend ist der Steuersatz, der im Zeitpunkt der Ausführung, das ist die Vollendung, der (Teil-) Leistung gilt.
Sowohl bei Rechnungen über Anzahlungen als auch bei Abrechnung von Teilleistungen ist Umsatzsteuer auszuweisen. In der Endrechnung (= Schlussrechnung) ist auf die vorherigen Rechnungen und Zahlungen hinzuweisen und deren Betrag anzurechnen. Werden in der Endrechnung die vor Leistungsausführung vereinnahmten Beträge und die hierauf entfallenden Steuerbeträge nicht berücksichtigt, ist der gesamte Steuerbetrag aus der Endrechnung an das Finanzamt abzuführen. Die in der Endrechnung nicht berücksichtigte Umsatzsteuer aus den im Vorfeld vereinnahmten Beträgen wird gem. § 14c UStG geschuldet.
Steuersatzwechsel – was Sie beachten müssen
Werden statt einer Gesamtleistung Teilleistungen erbracht, kommt es für die Anwendung der Umsatzsteuersätze nicht auf den Zeitpunkt der Gesamtleistung, sondern darauf an, wann die einzelnen Teilleistungen ausgeführt werden. Auf den Zeitpunkt der Rechnungsstellung bzw. Entgeltvereinnahmung kommt es nicht an. Jahresverträge sollten ggf. auf monatlich (2. Hj 2020 16 % / 5 %) umgestellt werden.
Werden Anzahlungen geleistet, so unterliegen diese Beträge grundsätzlich dem Steuersatz bei Leistungsausführung. Sind Anzahlungen für im 2. Hj 2020 ausgeführte Umsätze vor dem 1.7.2020 geleistet worden, waren für diese zunächst die Umsatzsteuer mit 19 %/7 % abzuführen. Die Abrechnungen sind insoweit zu berichtigen (s. nachfolgendes Beispiel).
Analog dazu sind Anzahlungen, die im 2. Hj 2020 geleistet werden mit 19 % bzw. 7 % zu versteuern, wenn die Leistungsausführung im Jahr 2021 liegt.
Anzahlung 2020 für eine Maschine am 1.4. – Lieferung am 1.10.
K bestellt am 1.2.2020 bei G eine Maschine für 20.000 EUR zzgl. Umsatzsteuer. Zum 1.4.2020 ist eine Anzahlung von 10.000 EUR zzgl. Umsatzsteuer zu leisten. Die Lieferung erfolgt am 1.10.2020.
Bei Vertragsschluss und auch bei der Anzahlung gingen die Parteien von einem gültigen Umsatzsteuersatz von 19 % aus. Zum 1.4. wurde eine Abschlagsrechnung über 10.000 EUR zzgl. 1.900 EUR Umsatzsteuer gestellt und bezahlt.
April 2020: G muss 1.900 EUR Umsatzsteuer bezahlen; K kann Vorsteuer i. H. v. 1.900 EUR abziehen.
Im Zeitpunkt der Lieferung (1.10.2020) gilt der Steuersatz von 16 %. Es muss wie folgt abgerechnet werden:
| netto | USt | brutto | |
|---|---|---|---|
| Rechnungsendbetrag | 20.000,00 EUR | 3.200,00 EUR | 23.200,00 EUR |
| Vorauszahlung | -10.000,00 EUR | -1.900,00 EUR | -11.900,00 EUR |
| Schlusszahlung | 10.000,00 EUR | 1.300,00 EUR | 11.300,00 EUR |
Umsatzsteuerlich ist für Oktober 2020 bei G wie folgt voranzumelden:
Der Umsatz ist voll mit 16 % auszuweisen. Die vorangemeldete Anzahlung April 2020 wird storniert.
| Steuerpflichtige Umsätze | andere StS | Steuer |
|---|---|---|
| Zeile 28 | 20.000 EUR | 3.200 EUR |
| Zeile 26 | -10.000 EUR | -1.900 EUR |
| Übertrag | 1.300 EUR |
K erstellt im Oktober 2020 folgende Voranmeldung:
Insgesamt kann K 3.200 EUR Vorsteuer abziehen. 1.900 EUR hat er bereits im April vorangemeldet. Den Restbetrag i. H. v. 1.300 EUR meldet er im Oktober 2020 an.
| Abziehbare Vorsteuerbeträge | Steuer |
|---|---|
| Zeile 52 | 1.300 EUR |
1.2.2 Elektronische Rechnung
Rechnungen sind grundsätzlich schriftlich, d. h. auf Papier, zu erteilen. Stimmt der Leistungsempfänger zu, kann die Rechnung auch elektronisch übermittelt werden.
Dabei gelten als
Anzahlung 2020 für eine Maschine am 1.4. – Lieferung am 1.10.
K bestellt am 1.2.2020 bei G eine Maschine für 20.000 EUR zzgl. Umsatzsteuer. Zum 1.4.2020 ist eine Anzahlung von 10.000 EUR zzgl. Umsatzsteuer zu leisten. Die Lieferung erfolgt am 1.10.2020.
Bei Vertragsschluss und auch bei der Anzahlung gingen die Parteien von einem gültigen Umsatzsteuersatz von 19 % aus. Zum 1.4. wurde eine Abschlagsrechnung über 10.000 EUR zzgl. 1.900 EUR Umsatzsteuer gestellt und bezahlt.
April 2020: G muss 1.900 EUR Umsatzsteuer bezahlen; K kann Vorsteuer i. H. v. 1.900 EUR abziehen.
Im Zeitpunkt der Lieferung (1.10.2020) gilt der Steuersatz von 16 %. Es muss wie folgt abgerechnet werden:
| netto | USt | brutto | |
|---|---|---|---|
| Rechnungsendbetrag | 20.000,00 EUR | 3.200,00 EUR | 23.200,00 EUR |
| Vorauszahlung | -10.000,00 EUR | -1.900,00 EUR | -11.900,00 EUR |
| Schlusszahlung | 10.000,00 EUR | 1.300,00 EUR | 11.300,00 EUR |
Umsatzsteuerlich ist für Oktober 2020 bei G wie folgt voranzumelden:
Der Umsatz ist voll mit 16 % auszuweisen. Die vorangemeldete Anzahlung April 2020 wird storniert.
| Steuerpflichtige Umsätze | andere StS | Steuer |
|---|---|---|
| Zeile 28 | 20.000 EUR | 3.200 EUR |
| Zeile 26 | -10.000 EUR | -1.900 EUR |
| Übertrag | 1.300 EUR |
K erstellt im Oktober 2020 folgende Voranmeldung:
Insgesamt kann K 3.200 EUR Vorsteuer abziehen. 1.900 EUR hat er bereits im April vorangemeldet. Den Restbetrag i. H. v. 1.300 EUR meldet er im Oktober 2020 an.
| Abziehbare Vorsteuerbeträge | Steuer |
|---|---|
| Zeile 52 | 1.300 EUR |
1.2.2 Elektronische Rechnung
Rechnungen sind grundsätzlich schriftlich, d. h. auf Papier, zu erteilen. Stimmt der Leistungsempfänger zu, kann die Rechnung auch elektronisch übermittelt werden.
Dabei gelten als
- Rechnungen in Papierform: Rechnungen auf Papier, Rechnungen aus Standard-Fax und als
- elektronische Rechnungen: Rechnungen über Datenaustausch (EDI), E-Mails, als E-Mail-Anhang übersandte PDF- oder Textdateien, Rechnungen aus Computer-Fax bzw. Fax-Server.
In jedem Fall müssen "die Echtheit der Herkunft der Rechnung und die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet werden". D. h. die vorliegende Rechnung darf nicht verändert werden (keine Veränderung des Rechnungsausstellers, Datums, Leistungsbezeichnung, Empfänger, usw.). Dies kann durch jedes sinnvolle Kontrollsystem im Unternehmen geschehen.
Selbstverständlich müssen auch elektronische Rechnungen alle notwendigen Rechnungsangaben enthalten.
Archivierung elektronischer Rechnungen
Auch wenn eine elektronische Rechnung ausgedruckt wird, ist dennoch die Archivierung in elektronischer Form vorzunehmen.
1.2.3 Gutschrift
Es kann auch mit Gutschriften statt per Rechnungen abgerechnet werden, sofern beide Parteien dies vereinbaren. In diesem Fall erstellt der Leistungsempfänger die Rechnung für die an ihn erbrachte Leistung.
Die Gutschrift verpflichtet den Leistenden zur Umsatzsteuerzahlung und berechtigt den Leistungsempfänger, also den Aussteller der Gutschrift, zum Vorsteuerabzug.
Der Abrechnungsbeleg muss zwingend mit dem Wort "Gutschrift" bezeichnet sein.
1.2.4 Innergemeinschaftliche Lieferung
Werden Waren an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen in die EU verkauft (innergemeinschaftliche Lieferung) ist der Unternehmer verpflichtet bis zum 15. des dem Umsatz folgenden Monats eine Rechnung auszustellen. Darin sind sowohl die USt-ID-Nummer des Leistenden als auch die des Leistungsempfängers anzugeben.
Gelangensbestätigung/Aufzeichnungsvorschriften
Zusätzlich muss noch ein Nachweis darüber geführt werden, dass der EU-Empfänger die Ware tatsächlich erhalten hat.
1.2.5 Kleinbetragsrechnung
Sofern der Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer 250 EUR nicht übersteigt, kann eine Kleinbetragsrechnung ausgestellt werden.
Diese muss nur folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsausstellers,
- Ausstellungsdatum,
- Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,
- Entgelt und Umsatzsteuer in einer Summe unter Angabe des Steuersatzes (jeweils getrennt nach Steuersätzen),
- Hinweis auf Steuerbefreiung (falls steuerfrei).
Auf die Benennung von Leistungsempfänger, Rechnungsnummer sowie Steuernummer kann verzichtet werden.
Schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer gem. § 13b UStG, kann die Kleinbetragsregelung nicht angewendet werden.
Dieser Ausschluss gilt auch im Fall der innergemeinschaftlichen Lieferung bzw. bei Lieferungen an im EG-Raum ansässige Personen für den nichtunternehmerischen Bereich.
Die Vorsteuer ist aus dem Gesamtbetrag herauszurechnen, der Vorsteuerabzug ist möglich.
Praxis-Beispiel
Kleinbetragsrechnung
2 Kleinbetragsrechnungen lauten über:
1.2.6 Fahrausweise
Fahrausweise sind Belege, die einen Anspruch auf eine (künftige) Beförderung von Personen verbriefen. Dazu gehören auch Zuschlags- oder Platzkarten. Quittungen über eine Taxibenutzung sind keine Fahrausweise.
Fahrausweise gelten als Rechnungen – und berechtigen zum Vorsteuerabzug –, wenn sie folgende Mindestangaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des Beförderers
- Ausstellungsdatum
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz unterliegt
- Hinweis auf grenzüberschreitende Beförderung im Luftverkehr (falls vorliegend)
Im Fall einer grenzüberschreitenden Beförderung muss der auf die Beförderung in Deutschland entfallende Rechnungsbetrag angegeben werden. Nur daraus kann Vorsteuer abgezogen werden.
Online-Fahrausweise
Ein Vorsteuerabzug ist auch aus mittels Online-Verfahren erstellten Fahrausweisen möglich, wenn
- die Belastung des Kaufpreises auf einem Kunden- oder Kreditkartenkonto erfolgt und
- der Rechnungsempfänger einen Papierausdruck des im Online-Verfahren abgerufenen Fahrausweises aufbewahrt.
Hinweis
Schienenbahnverkehr
Seit 1.1.2020 unterliegen alle im Schienenbahnverkehr erbrachte Leistungen dem ermäßigten Steuersatz.
1.2.7 Rechnung bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
Ist der Leistungsempfänger Unternehmer, schuldet er in folgenden Fällen die Umsatzsteuer:
- Der Unternehmer erhält in Deutschland von einem Ausländer (EG oder sonstiges Drittland) eine Werklieferung oder sonstige Leistung.
- Der Sicherungsnehmer erhält die sicherungsübereigneten Gegenstände vom Sicherungsgeber außerhalb des Insolvenzverfahrens.
- Grundstückserwerbe (jedoch grds. umsatzsteuerfrei)
- Bauleistungen (= Werklieferungen und sonstige Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen, mit Ausnahme von Planungs- und Überwachungsleistungen), wenn der Leistungsempfänger ebenfalls Bauunternehmer ist. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die mögliche Verpflichtung zum Einbehalt der Bauabzugssteuer nach § 48b EStG.
- Lieferungen von Gas und Elektrizität eines im Ausland ansässigen Unternehmers, wenn der Leistungsempfänger ein Wiederverkäufer ist.
- Umsätze mit Emissionen
- Umsätze mit werthaltigen Abfällen
- Gebäudereinigung, wenn der Leistungsempfänger auch Gebäudereiniger ist.
- Lieferungen von Gold (ohne Schmuck) mit einem Feingehalt von min. 325/1.000
- Lieferung von Mobilfunkgeräten, Tablet-Computern, Spielekonsolen und integrierten Schaltkreisen (Elektronik Bausteinen), wenn das Entgelt für die Bestellung mindestens 5.000 EUR beträgt.
- Lieferung von bestimmten Metallen und Edelmetallen
- Sonstige Leistungen auf dem Gebiet der Telekommunikation, wenn der Leistungsempfänger selbst hauptsächlich derartige Leistungen erbringt.
Die Rechnung muss zwingend die Angabe "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" enthalten. Bei grenzüberschreitenden Umsätzen will die Bundesregierung auch den englischen Begriff "Reverse-Charge" akzeptieren.
In der Rechnung muss auch die Steuernummer bzw. USt-IdNr. aufgeführt werden. Steuersatz und Umsatzsteuer dürfen nicht angegeben werden.
Wird eine Abrechnung durch Gutschrift über eine sonstige Leistung vereinbart, die im Inland ausgeführt wird und für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, ist der Leistende verpflichtet, bis zum 15. des dem Umsatz folgenden Monats eine Rechnung auszustellen.
So buchen Sie richtig
Rechnungsbuchung bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
Der deutsche Unternehmer D lässt die Hofeinfahrt seines Betriebs in Passau vom Österreicher Ö (bzw. Schweizer CH) pflastern. Der Pflasterer bringt die Steine aus seiner Heimat mit und rechnet 10.000 EUR ab.
D bucht:
Buchungsvorschlag SKR 03: Buchung Bauleistung
| Konto SKR 03 | Soll | Konten-Bezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 03 | Haben | Konten-Bezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0100 | Grundstück Hofeinfahrt | 10.000 | |||||
| 1570 | Abziehbare Vorsteuer | 1.900 | |||||
| 1200 | Bank | 10.000 | |||||
| 1770 | Umsatzsteuer | 1.900 |
Buchungsvorschlag SKR 04: Buchung Bauleistung
| Konto SKR 04 | Soll | Konten-Bezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 04 | Haben | Konten-Bezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0250 | Grundstück Hofeinfahrt | 10.000 | |||||
| 1400 | Abziehbare Vorsteuer | 1.900 | |||||
| 1800 | Bank | 10.000 | |||||
| 3800 | Umsatzsteuer | 1.900 |
Achtung
Vorsteuerabzug bei Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers
Führt D teilweise/nur steuerfreie Umsätze aus, die den Vorsteuerabzug ausschließen, kann er die Vorsteuer nur teilweise/nicht abziehen. Die Umsatzsteuer ist dennoch zu entrichten!
Lässt D die Hofeinfahrt seines Einfamilienhauses pflastern, wird diese Leistung nicht für sein Unternehmen ausgeführt – ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. Gleichwohl gilt § 13b Abs. 5 Satz 1 UStG, wonach D aufgrund seiner Unternehmereigenschaft die Umsatzsteuer schuldet.
D bucht:
Buchungsvorschlag SKR 03: Buchung Bauleistung für Privat
| Konto SKR 03 | Soll | Konten-Bezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 03 | Haben | Konten-Bezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1800 | Privat | 11.900 | |||||
| 1200 | Bank | 10.000 | |||||
| 1770 | Umsatzsteuer | 1.900 |
Buchungsvorschlag SKR 04: Buchung Bauleistung für Privat
| Konto SKR 04 | Soll | Konten-Bezeichnung | Betrag EUR | Konto SKR 04 | Haben | Konten-Bezeichnung | Betrag EUR |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2100 | Privat | 11.900 | |||||
| 1800 | Bank | 10.000 | |||||
| 3800 | Umsatzsteuer | 1.900 |
Lösung:
Erteilt die Ehefrau (= Nichtunternehmer-Ehegatte) des D den Auftrag, fällt keine (deutsche) Umsatzsteuer an.
1.2.8 Rechnungen eines Kleinunternehmers
Unternehmer, deren Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer im vorangegangenen Kalenderjahr 22.000 EUR nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr 50.000 EUR voraussichtlich nicht übersteigen wird, brauchen als Kleinunternehmer ihre Umsätze nicht der Umsatzsteuer zu unterwerfen.
Ein Steuerausweis in Ausgangsrechnungen ist nicht zulässig. Ebenso kann keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erteilt werden.
Allerdings sind auch hier die Pflichtangaben in der Rechnung zu beachten. Insbesondere muss der Leistende seine Steuernummer angeben.
1.2.9 Rechnungen über Reiseleistungen
Werden Reiseleistungen abgerechnet, so kann § 25 UStG einschlägig sein. Die Vorschrift ist einschlägig, wenn ein Unternehmer eine Reiseleistung erbringt und hierbei entsprechende Vorleistungen von einem oder mehreren anderen Unternehmern verwendet. Besteuert wird dann die Differenz zwischen dem für die Reiseleistung erhaltenen Betrag abzgl. dem für die Vorleistung gezahlten Betrag. In der Rechnung muss auf die Besteuerung von Reiseleistungen hingewiesen werden.
Zwingender Hinweis:
"Sonderregelung für Reisebüros"
Ein gesonderter Ausweis von Umsatzsteuer in der Rechnung ist nicht zulässig.
Differenzbesteuerung
Ein Händler hat einen gebrauchten Gegenstand von einem Privatmann für 900 EUR erworben; dementsprechend wurde keine Vorsteuer ausgewiesen und geltend gemacht. Die Ware wird für 1.000 EUR weiterverkauft. Zum Zeitpunkt des Verkaufs gilt ein Umsatzsteuersatz von 19 %. Die Abrechnung erfolgt als Differenzgeschäft:
| Verkaufspreis | 1.000,00 EUR |
| Einkaufspreis | -900,00 EUR |
| Marge | 100,00 EUR |
| Faktor | 15,97 % |
| abzuführende Umsatzsteuer | 15,97 EUR |
1.2.12 Rechnung bei Exporten in Nicht-EU-Länder
Lieferungen in ein Nicht-EU-Land (sog. "Drittland") sind i. d. R. als Ausfuhren umsatzsteuerfrei. Der Nachweis wird regelmäßig über einen Zollbeleg als Ausfuhrnachweis geführt. Die Rechnung ist ohne Steuerausweis mit Hinweis auf die Ausfuhr zu erstellen.
Das gilt auch bei Bargeschäften. Dennoch sollte hier die auf den Rechnungsbetrag entfallende Umsatzsteuer zusätzlich als Sicherheit einbehalten und erst nach Zusendung des Zollbelegs erstattet (überwiesen) werden.
Bringt der ausländische Abnehmer keinen Ausfuhrnachweis bei, ist die Lieferung umsatzsteuerpflichtig. Der einbehaltene Betrag wird als Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt.
1.2.13 Rechnung bei Exporten in EU-Länder
Innergemeinschaftliche Lieferungen
Lieferungen in das Gebiet der Europäischen Union sind nur dann umsatzsteuerfrei, wenn die Lieferung an einen ausländischen Unternehmer erfolgt. Lieferungen an Privatpersonen sind umsatzsteuerpflichtig (anders als bei einer sog. Ausfuhrlieferung in "Drittländer" = Nicht-EU-Länder). Darüber hinaus muss der Erwerber bei einer umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung den gelieferten Gegenstand für sein Unternehmen verwenden.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Zur Begründung der Umsatzsteuerfreiheit muss dem Finanzamt die Unternehmereigenschaft des EU-Abnehmers nachgewiesen werden. Dies erfolgt mittels Angabe des Abnehmers und seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Umsatzsteuer-Identifikationsnummern werden nur an Unternehmen erteilt. In Deutschland kann die Echtheit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer über das Bundeszentralamt für Steuern abgefragt werden.
Gelangensbestätigung/Aufzeichungsvorschriften
Zusätzlich muss noch ein Nachweis darüber geführt werden, dass der EU-Empfänger die Ware tatsächlich erhalten hat.
Zusammenfassende Meldung
Der Unternehmer hat monatlich (bzw. für jedes Quartal bei vierteljährlichen Umsätzen von bis zu 50.000 EUR) in einer sog. Zusammenfassenden Meldung seine innergemeinschaftlichen Warenlieferungen (Lieferungen in den EU-Raum) an das Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis zu melden.
In der Meldung sind die Lieferungen nach Staaten und Abnehmern unter Angabe der Entgelte und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aufzuführen.
Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
Schließen mehrere Unternehmer über denselben Gegenstand Umsatzgeschäfte ab und gelangt dieser Gegenstand unmittelbar vom ersten Lieferer an den letzten Abnehmer, liegt ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft vor, wenn
- die Unternehmer in jeweils verschiedenen Mitgliedstaaten für Zwecke der Umsatzsteuer erfasst sind,
- der Gegenstand der Lieferungen aus dem Gebiet eines Mitgliedstaats in das Gebiet eines anderen Mitgliedstaats gelangt und
- der Gegenstand der Lieferungen durch den ersten Lieferer oder den ersten Abnehmer befördert oder versendet wird.
Auch hier muss in der Rechnung ein entsprechender Vermerk über die Art des Umsatzes (innergem. Dreiecksgeschäft) angebracht werden, wenn die Besteuerung vom Empfänger der Ware vorgenommen werden muss.
1.2.14 Rechnungen über elektronische Dienstleistungen an Endverbraucher in der EU
Seit 1.1.2015 gilt das sog. MOSS-Verfahren (Mini-one-stop-shop). Der Ort für elektronische Dienstleistungen, die an Endverbraucher in der EU ausgeführt werden, liegt grundsätzlich am Wohnort des Leistungsempfängers. Es gelten grundsätzlich die Regelungen des EU-Staats, in dem der Leistungsempfänger wohnt. Dies umfasst auch die Vorschriften über die Rechnungsausstellung.
Seit 1.1.2019 gilt die Ortsverlagerung an den Wohnort des Leistungsempfängers nicht, wenn der Gesamtbetrag der vom Unternehmer erbrachten maßgebenden Leistungen (sonstige Leistungen auf dem Gebiet der Telekommunikation, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen und auf elektronischem Weg erbrachten sonstigen Leistungen) nicht mehr als 10.000 EUR (ohne Umsatzsteuer) im Vorjahr betragen hat und auch im laufenden Jahr diesen Wert nicht übersteigt. Bezüglich der Rechnungsstellung verbleibt es in diesem Fall bei den im Staat des Leistenden geltenden Vorschriften. Auf Antrag ist jedoch auch bei Unterschreiten des Grenzwerts von 10.000 EUR eine Option zur Ortsverlagerung möglich.
Ab 1.7.2021 wurde der Anwendungsbereich des MOSS-Verfahrens erweitert und zum sog. OSS-Verfahren (One-stop-shop) umgestaltet. Bezüglich der Regelungen zu elektronischen Dienstleistungen an Endverbraucher in der EU ergeben sich keine Änderungen im Vergleich zum MOSS-Verfahren.
Wenn ein in Deutschland ansässiger Unternehmer eine entsprechende Leistung an einen in einem in der EU ansässigen Endverbraucher erbringt darf er in der Rechnung keine (deutsche) Umsatzsteuer gesondert ausweisen.
1.2.15 Rechnungen über EU-Neufahrzeuge
Bei EU-Lieferungen von Neufahrzeugen sind in der Rechnung zusätzliche Angaben hinsichtlich
- Fahrzeugbeschreibung gem. § 1b UStG
- Tag der ersten Inbetriebnahme,
- Fahrzeugart,
- Leistung und
- Kilometerstand
erforderlich.
1.2.16 Innerbetriebliche Rechnungen
Wenn zwei Betriebsabteilungen miteinander abrechnen, liegt ein sog. "Innenumsatz" vor. Werden die Abrechnungsbelege mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt, handelt es sich umsatzsteuerrechtlich nicht um Rechnungen, sondern um unternehmensinterne Buchungsbelege. "Umsatzsteuer" und "Vorsteuer" heben sich innerhalb des Unternehmens gegenseitig auf, ein unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis wird nicht angenommen.
Praxis-Beispiel
Innenumsatz
A betreibt eine Metzgerei und eine Bäckerei. Die Metzgerei liefert Wurst für belegte Brötchen an die Bäckerei. A stellt unter dem Briefkopf der Metzgerei hierfür eine Rechnung i. H. v. 100 EUR zuzüglich 7 EUR Umsatzsteuer an die Bäckerei.
Lösung:
Das Unternehmen des A umfasst die Metzgerei und die Bäckerei. Innerhalb dieses einheitlichen Unternehmens sind nur nicht steuerbare Innenumsätze möglich. Bei der Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis handelt es sich nur um einen unternehmensinternen Buchungsbeleg, der weder zu einer Umsatzsteuerschuld noch zu einem Vorsteueranspruch führt.
1.3 Fehlerhafte Rechnungen korrigieren
Zugeklappt:
1.3.1 Berichtigung einer Rechnung
Eine unvollständige oder unzutreffende Rechnung kann berichtigt werden. Die Berichtigung einer Rechnung ist grundsätzlich nur durch den Aussteller möglich.
Dies kann der leistende Unternehmer oder sein Beauftragter (Agent) sein. Soll eine Eingangsrechnung berichtigt werden, ist dazu eine Mitteilung des Leistenden erforderlich.
Gutschriften sind vom Leistungsempfänger, der die Gutschrift auch ausgestellt hat, zu berichtigen.
Der Rechnungsempfänger selbst kann keine wirksame Rechnungsberichtigung vornehmen. D.h. beispielsweise, wenn auf der erhaltenen Eingangsrechnung Name und Anschrift des Leistungsempfängers fehlen, kann dieser diese Angabe nicht mit Vorsteuerwirksamkeit ergänzen.
1.3.2 Folgen einer fehlerhaften Rechnung
Folgende Fehler führen bei einem Unternehmer zu einer höheren Umsatzsteuer:
- Für eine steuerpflichtige Leistung wird infolge Rechenfehlers eine höhere USt ausgewiesen.
- Steuerfreie Leistungen werden mit Umsatzsteuerausweis abgerechnet.
- Nicht steuerbare Leistungen (unentgeltliche Leistungen, Leistungen im Ausland, Geschäftsveräußerungen im Ganzen) werden mit Umsatzsteuerausweis abgerechnet.
Die zu hoch ausgewiesene Steuer wird vom Unternehmer geschuldet. Der Leistungsempfänger kann diese Steuer nicht als Vorsteuer abziehen, weil es sich nicht um eine gesetzlich für die Leistung geschuldete Umsatzsteuer handelt.
Wenn Fehler zu einer niedrigeren Umsatzsteuer führen, z. B. wenn ein Unternehmer für eine Lieferung die Steuer mit 7 % berechnet, obwohl hierfür eine Steuer von 19 % geschuldet wird, schuldet der Rechnungsaussteller dennoch eine Steuer von 19 % aus dem geforderten Zahlungsbetrag. Der Rechnungsempfänger kann aber nur den ausgewiesenen einen 7 %-igen Vorsteuerbetrag als Vorsteuer geltend machen.
In beiden Fällen (zu hoher/niedriger Steuerausweis) können die Rechnungen berichtigt werden.
Unberechtigter Steuerausweis
Wird eine Rechnung mit Steuerausweis von einem nicht zum gesonderten Ausweis berechtigten Kleinunternehmer oder Nicht-Unternehmer ausgestellt, schuldet dieser die Umsatzsteuer nach § 14c Abs. 2 UStG. Das gilt auch, wenn die Rechnung nur den Namen des Rechnungsausstellers und den Steuerbetrag enthält.
Als unberechtigter Steuerausweis gelten auch Rechnungen von Regelversteuerern mit falscher Leistungsbezeichnung:
- Es wird eine Büromaschine berechnet, obwohl ein Fernsehgerät geliefert worden ist.
- Es werden "Malerarbeiten in Büroräumen" in Rechnung gestellt, gestrichen worden sind aber die Privaträume.
In beiden Fällen sind jeweils 2 Rechnungen zu versteuern.
Praxis-Beispiel
Doppelte Steuerschuld bei unrichtiger Leistungsbeschreibung
Einzelhändler H liefert an Unternehmer U für dessen privaten Haushalt ein "Fernsehgerät Typ 123" für 1.000 EUR zzgl. 190 EUR Umsatzsteuer. Abgerechnet wird eine "Büromaschine Typ 450".
H schuldet die Umsatzsteuer für die ausgeführte Lieferung des Fernsehgerätes (190 EUR). Zusätzlich schuldet H die Umsatzsteuer aus der Rechnung mit der unrichtigen Leistungsbeschreibung i. H. v. 190 EUR.
Mangels zutreffender Leistungsbeschreibung ("Büromaschine Typ 450" anstelle von "Fernsehgerät Typ 123") und nicht ausgeführter Lieferung kann U aus der Eingangsrechnung keinen Vorsteuerabzug geltend machen.
Achtung
Berichtigung fehlerhafter Rechnungen
Fehlerhafte Rechnungen können berichtigt werden!
Dabei ist Folgendes zu beachten:
- Die Berichtigung ist beim Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers zu beantragen – dabei ist insbesondere der Rechnungsempfänger zu benennen.
- Der leistende Unternehmer muss die vereinnahmte Umsatzsteuer an den Leitungsempfänger zurückzahlen.
- Der Rechnungsempfänger darf keine Vorsteuer geltend gemacht haben bzw. muss diese seinem Finanzamt wieder zurückerstattet haben.
- Die Umsatzsteuer kann gekürzt werden, wenn das Finanzamt des Umsatzsteuerzahlers seine Zustimmung erteilt hat.
1.3.3 Bußgeldvorschriften bei nicht ordnungsgemäßer Rechnungsstellung oder Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht
Verstöße gegen die ordnungsgemäße Erstellung von Rechnungen und die Aufbewahrungspflicht können zu Bußgeldern in unterschiedlicher Höhe führen.
| Vorschrift | Bußgeld bis zu |
|---|---|
| Nicht bzw. nicht rechtzeitiges Ausstellen einer Rechnung | 5.000 EUR |
| Verstoß gegen die 10-jährige Aufbewahrungspflicht | 5.000 EUR |
| Verstoß gegen die 2-jährige Aufbewahrungspflicht | 1.000 EUR |
2. Vorsteuerabzug: Worauf geachtet werden muss
Ein Vorsteuerabzug ist möglich, wenn
- eine Lieferung oder Leistung an einen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt oder eine Vorauszahlung hierfür geleistet worden ist und
- eine "ordentliche" Rechnung vorliegt.
Für die Beschaffenheit einer Rechnung bedeutet dies, dass
- die Rechnung alle notwendigen Elemente aufweist (insbes. Steuerausweis),
- die Lieferung oder sonstige Leistung tatsächlich erfolgt und in der Rechnung exakt beschrieben sein muss,
- die Lieferung oder sonstige Leistung von einem Unternehmer (nicht Privatmann) ausgeführt worden sein muss.
Nur wenn alle Voraussetzungen gleichzeitig vorliegen, ist der Vorsteuerabzug möglich.
Ungenauigkeiten (z. B. Schreibfehler) führen nicht zu einer Versagung des Vorsteuerabzugs, wenn diese nicht sinnentstellend sind und der Lieferant/Leistende eindeutig identifizierbar ist.
Grundsätzlich ist zum Vorsteuerabzug immer eine Rechnung mit offen ausgewiesener Umsatzsteuer erforderlich.
Ausnahmsweise kann eine Vorsteuer auch geltend gemacht werden, wenn der Unternehmer im Besitz einer Rechnung ist, die nicht alle formellen Voraussetzungen erfüllt und die auch nicht berichtigt wurde.
Der Vorsteuerabzug kann nur unter Anwendung eines strengen Maßstabes gewährt werden, wenn der Finanzverwaltung sämtliche Angaben zur Lieferung bzw. Leistung vorliegen und die Umsatzsteuer auch bezahlt worden ist. Eine Ermittlungspflicht des Finanzamts besteht nicht
2.1 Vertrauensschutz für "vollständige" Rechnungen
Laut Abschn. 15.2 Abs. 2 Sätze 5 und 6 UStAE gilt: "Ein Unternehmer, der alle Maßnahmen getroffen hat, die vernünftigerweise von ihm verlangt werden können, um sicherzustellen, dass seine Umsätze nicht in einen Betrug – sei es eine Umsatzsteuerhinterziehung oder ein sonstiger Betrug – einbezogen sind, kann auf die Rechtmäßigkeit dieser Umsätze vertrauen, ohne Gefahr zu laufen, sein Recht auf Vorsteuerabzug zu verlieren. Der Umstand, dass eine Lieferung an einen Unternehmer vorgenommen wird, der weder wusste, noch hätte wissen müssen, dass der betreffende Umsatz in einen vom Verkäufer begangenen Betrug einbezogen war, steht dem Vorsteuerabzug nicht entgegen."
Zusätzlich muss der Unternehmer die eingehende Rechnung auf
- "Echtheit der Herkunft", d. h. Identität des Rechnungsausstellers, und
- "Unversehrtheit des Inhalts", d. h. Pflichtangaben in der Rechnung,
überprüfen. Laut "Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung" genügt dazu "in der einfachsten Form" der "manuelle Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein".
Um den Vertrauensschutz zu erhalten muss bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die Gültigkeit der Umsatzsteueridentfikationsnummer des Empfängers zeitnah zur ersten innergemeinschaftlichen Lieferung und darauffolgend in regelmäßigen Abständen während der laufenden Lieferbeziehung abgefragt werden.
2.2 Vollständige Anschrift
Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist u. a. auch die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers. Zulässig ist hierbei auch die Angabe einer Briefkastenanschrift. Eine wirtschaftliche Tätigkeit muss unter der Anschrift nicht ausgeübt werden. Maßgeblich ist die Erreichbarkeit des Leistenden. Die Beweislast verbleibt jedoch weiterhin beim Steuerpflichtigen.
In folgenden Fällen ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen:
- Rechnung einer Scheinfirma
- Rechnungen mit willkürlich ausgesuchten Firmenbezeichnungen und/oder unzutreffenden Anschriften
- Rechnungen von zwar existierenden Firmen, die aber die Leistung nicht ausgeführt haben (z. B. bei Verwendung von echten Rechnungsformularen dieser Firmen ohne ihr Wissen oder bei gefälschten Rechnungsformularen)
- wenn der Name des Leistenden so ungenau ist, dass er nicht leicht und einwandfrei einem Leistenden zugeordnet werden kann
Ein Vorsteuerabzug ist auch mangels ausgeführter Lieferung oder Leistung bzw. mangels Unternehmereigenschaft des Ausstellers nicht möglich.
Wird die Lieferung oder Leistung nicht vom Rechnungsaussteller erbracht, ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Die Angabe der Anschrift, des Namens und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers müssen es ermöglichen, eine Verbindung zwischen einer bestimmten wirtschaftlichen Transaktion und dem Rechnungsaussteller herzustellen.
Eine Gesellschaft (z. B. GbR) kann aus einer Rechnung, die nur auf einen Gesellschafter ausgestellt ist, keinen Vorsteuerabzug geltend machen, wenn die Rechnung keinen Hinweis auf die Gesellschaft als Leistungsempfänger enthält.
Besonderheiten gelten für Bauherren: Ist eine Rechnung an die Bauherren eines Gesamtobjekts (z. B. Wohnanlage mit Eigentumswohnungen) gerichtet, kann der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf die Beteiligten verteilt und ihnen zugerechnet werden.
2.3 Steuer und Steuersatz bzw. Steuerfreiheit
Besteht ein Wahlrecht, einen Umsatz steuerfrei oder steuerpflichtig zu behandeln (z. B. Vermietung), muss aus der Abrechnung (z. B. Mietvertrag) eindeutig ersichtlich sein, ob die Leistung als umsatzsteuerpflichtig oder umsatzsteuerfrei behandelt werden soll. Wenn dies nicht geschieht, liegt ein gesonderter Steuerausweis nicht vor.