Eingruppierungssoftware:
Eine echte Hilfe für Eingruppierungen nach dem TVöD
Für Personaler im öffentlichen Dienst ist die Eingruppierung von Stellen eine komplexe Aufgabe. Ob TVöD VKA, Pflege, Erzieher, Krankenhaus, oder, oder, oder – es lauern eine Menge Fallstricke und nicht selten klagen Beschäftigte gegen ihre Eingruppierung. Um das zu vermeiden, gibt es Hilfsmittel wie Mustereingruppierungen und Papierformulare. Auch selbst aufgesetzte Word- und Excel-Lösungen sind verbreitet, bieten aber oft nicht die nötige Rechtssicherheit, Transparenz und saubere Workflows.
Software für die Eingruppierung leistet genau das und unterstützt so Personaler wie Sie bei der korrekten Stellenbewertung. Erfahren Sie mehr über die Herausforderungen bei der Eingruppierung – und die wichtigsten Vorteile und Funktionen gängiger Eingruppierungssoftware.
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Definition der Eingruppierung nach TVöD
Die Eingruppierung bezeichnet die Zugehörigkeit von Beschäftigten zu einer bestimmten Entgeltgruppe nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) – genauer gesagt § 12 TVöD. Dabei bilden die Entgeltgruppen die Wertigkeit verschiedener Tätigkeiten im öffentlichen Dienst ab. Sie sind an bestimmte Kriterien für die auszuübende Tätigkeit der Beschäftigten geknüpft, die sogenannten Tätigkeitsmerkmale.
Der Grundsatz der Tarifautomatik bei der Eingruppierung
Die Eingruppierung basiert auf dem Grundsatz der Tarifautomatik. Dieser besagt, dass die Eingruppierung kein förmlicher Akt ist, sondern ein automatischer Prozess. Das heißt: Die Beschäftigten werden nicht aktiv vom Arbeitgeber eingruppiert, sondern sind automatisch einer Entgeltgruppe zugeordnet, mit der die Merkmale ihrer auszuübenden Tätigkeit übereinstimmen.
Bedeutung der Eingruppierung
Die Eingruppierung beeinflusst direkt das Gehalt der Beschäftigten. Höhere Entgeltgruppen bilden anspruchsvollere oder höher bewertete Tätigkeiten ab und sind mit einem entsprechend höheren Gehalt verbunden. Eine korrekte Eingruppierung stellt sicher, dass Mitarbeitende fair nach der ihnen übertragenen Verantwortung, Berufserfahrung und Abschlüssen entlohnt werden.
Key Facts zur Eingruppierung im öffentlichen Dienst
- Die Eingruppierung nach TVöD gibt die Entgeltgruppe an, nach der Beschäftigte bezahlt werden. Dabei werden Aspekte wie Verantwortung, Berufserfahrung und Abschlüsse berücksichtigt.
- Der Bewertungsprozess ist in den Tarifverträgen für den öffentlichen Dienst geregelt, jedoch komplex. Personaler müssen z. B. häufig Änderungen in Tarifvorgaben berücksichtigen und sich mit unbestimmten Rechtsbegriffen (z. B. „schwierige Tätigkeit“, „gründliche und vielseitige Fachkenntnisse“) auseinandersetzen. Auch bei der Begründung der Bewertung lauern Fehlerquellen.
- Eingruppierungssoftware digitalisiert die Stellenbewertung, strukturiert den gesamten Prozess und gruppiert die Stelle auf Basis der eingegebenen Informationen korrekt ein. Je nach Anbieter wird sie ergänzt durch umfangreiches Hintergrundwissen zum Nachlesen.
Stellenbewertung:
So funktioniert die Eingruppierung im öffentlichen Dienst
Im öffentlichen Dienst hat alles seine Richtigkeit. Um Beschäftigte in die korrekte Entgeltgruppe einzugruppieren, führt die Personalabteilung deshalb für jeden Einzelfall eine Stellenbewertung durch. Der Bewertungsprozess ergibt sich aus §12 Abs. 2 TVöD und verläuft in mehreren Schritten:
Erfassung der Tätigkeiten
Der Beschäftigte erfasst alle wesentlichen Tätigkeiten, die er dauerhaft ausübt, um seine Aufgaben zu erfüllen. Handelt es sich um eine Neueinstellung, legt meist die Personalabteilung die Aufgaben fest.
Bildung von Arbeitsvorgängen
Die erfassten Tätigkeiten werden zu Arbeitsvorgängen zusammengefasst, die zu einem abgrenzbaren Arbeitsergebnis führen. Arbeitsvorgänge sind zum Beispiel die „Überwachung des ruhenden Verkehrs“ oder die „Tätigkeit als Erzieher“.
Bewertung der Arbeitsvorgänge
Jeder Arbeitsvorgang wird daraufhin überprüft, welche Tätigkeitsmerkmale er erfüllt. Dies können abstrakte und/oder subjektive Anforderungen sein. Eine abstrakte Anforderung ist z. B. das Vorhandensein gründlicher Fachkenntnisse. Eine subjektive Anforderung oder auch persönliche Voraussetzung ist etwa eine abgeschlossene Ausbildung.
„Hälftigkeitsprüfung“ und Zuordnung zu einer Entgeltgruppe
Arbeitsvorgänge, die dem gleichen Tätigkeitsmerkmal entsprechen, gehören zusammen – ihre zeitlichen Anteile an der Gesamtarbeitszeit des Beschäftigten werden summiert. Erfüllen die zusammengehörigen Arbeitsvorgänge zu mindestens 50 % die Kriterien eines bestimmten Tätigkeitsmerkmals, so wird die gesamte Tätigkeit dieser Entgeltgruppe zugeordnet. Einige Tätigkeitsmerkmale geben ein anderes zeitliches Maß vor als 50 %, dann gilt dieses.
Optimieren Sie Ihre Eingruppierungsprozesse
Mit dem Haufe Eingruppierungsmanager
Was sind die größten Herausforderungen im Eingruppierungsprozess?
In der Theorie ist alles klar. In der Praxis klagen immer wieder Beschäftigte gegen ihre Eingruppierung. Also doch nicht alles so eindeutig? Die Herausforderungen für Sie als Entscheider bei der Eingruppierung sind nicht zu unterschätzen.
Was ist eine Eingruppierungssoftware?
Software für die Eingruppierung wie der Haufe Eingruppierungsmanager hilft Ihnen dabei, Stellenbewertungen digital durchzuführen und die Eingruppierung von Anfang bis Ende sauber abzuwickeln.
- Die Software führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess und unterstützt Sie dabei, alle relevanten Informationen vollständig zu erfassen.
- Die Software ist zugleich der Ort, an dem alle durchgeführten Eingruppierungen übersichtlich dokumentiert und gespeichert sind.
- Mit dieser Software können Sie die Tätigkeitsbeschreibung einfach an die Beschäftigten delegieren. Die Mitarbeiter können die Daten dann selbst direkt innerhalb eines Workflows in die Software eingeben.
- Die Eingruppierungssoftware ermittelt aus den eingegebenen Informationen automatisch die korrekte Entgeltgruppe.
Warum die Stellenbewertung digitalisieren?
Vorteile der Eingruppierungssoftware
Die Vielzahl von Tarifverträgen, Stellenprofilen und individuellen Qualifikationenmachen die Eingruppierung komplex.
Vieles spricht dafür, den Prozess mit einer Eingruppierungssoftware zu digitalisieren:
Vereinfachung
Software-Lösungen reduzieren die Komplexität, indem sie Sie durch einen standardisierten Prozess führen. Außerdem sind meist aktuelle, fachlich geprüfte Hintergrundinformationen, z. B. zu unbestimmten Rechtsbegriffen enthalten.
Saubere Prozesse
Je nach Anbieter kann die Tätigkeitserfassung via Workflow an die Beschäftigten delegiert werden. Alle Tätigkeiten und Zeitaufwände werden dabei direkt sauber im System erfasst. Kein manuelles Übertragen mehr von Informationen.
Eindeutige Ergebnisse
Das System führt Sie durch die Bewertung der Arbeitsvorgänge und gruppiert die Stelle automatisch ein – korrekt und eindeutig.
Zentrale Datenablage
Die vollständige Dokumentation und Begründung der Bewertungen sind an einer Stelle zentral gespeichert.
So funktioniert die Eingruppierung mit einer Software
Die Eingruppierungssoftware führt Nutzerinnen und Nutzer Schritt für Schritt durch den Prozess. Mit dem Eingruppierungsmanager von Haufe sieht das z. B. so aus:
Stammdaten anlegen
Zunächst erfassen Sie Stellen- und Personaldaten.
Tätigkeiten erfassen
Listen Sie die auszuführenden Tätigkeiten auf oder delegieren Sie die Aufgabe an Ihre Beschäftigten.
Arbeitsvorgänge bilden
Aus den erfassten Informationen bilden Sie Arbeitsvorgänge.
Bewertung durchführen
Anschließend führt Sie das System durch den Bewertungsprozess. Dabei können Sie Ihre Begründungen ergänzen. Auf dieser Basis gruppiert das Programm die Stelle automatisch in die entsprechende Entgeltgruppe ein.
Dokument erstellen
Aus Ihren Eingaben und der Bewertung können Sie sich ein rechtssicheres Eingruppierungsdokument erstellen lassen.
Sicher und präzise:
Die Lösung für korrekte Eingruppierungen nach TVöD.
Digitalisieren Sie jetzt Ihren Eingruppierungsprozess. Der Eingruppierungsmanager hilft Ihnen bei der rechtssicheren digitalen Eingruppierung nach dem TVöD und TV-V. Testen Sie die Eingruppierungs-Software 4 Wochen lang völlig unverbindlich hier.
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FAQ
Eine Eingruppierungssoftware digitalisiert und standardisiert die Stellenbewertung. Sie bietet hilfreiche Informationen rund um die Eingruppierung und stellt den zentralen Ablageort für die durchgeführten Eingruppierungen dar. Auf Basis der eingegebenen Informationen gruppiert sie Stellen automatisch korrekt ein.
Für wen lohnt sich eine Eingruppierungssoftware?
Eine Softwarelösung wie der Eingruppierungsmanager von Haufe lohnt sich, wenn Sie
- die Rechtssicherheit Ihrer Eingruppierungen erhöhen,
- die Stellenbewertung digitalisieren,
- Schritt für Schritt durch den Eingruppierungsprozess geleitet werden,
- Ihre Beschäftigten einfacher einbeziehen oder
- die Ergebnisse sauber dokumentieren möchten.
Für welche Tarifverträge ist eine Eingruppierungssoftware geeignet?
Die Eingruppierungssoftware von Haufe unterstützt die folgenden Tarifverträge:
- TVöD-Bund
- TV-V
- TVöD-VKA
- TVöD-V
- TVöD-K
- TVöD-E
- TVöD-S