Mutterschutz & Elternzeit im öffentlichen Dienst – das muss die Personalabteilung wissen
Was muss die Personalabteilung im öffentlichen Dienst bei Schwangerschaft und Elternzeit beachten?
Erfahren Sie kompakt und praxisnah mehr über alle relevanten Vorgaben im TVöD – von der Mitteilung der Schwangerschaft über Mutterschutzfristen und Gefährdungsbeurteilung bis hin zu Elternzeit, Sozialversicherungsmeldungen und tariflichen Besonderheiten. Ideal für HR-Verantwortliche, die rechtssicher handeln wollen.
Kostenlose Checklisten, Fachbeiträge und mehr
Jetzt hilfreiches Wissen für Personaler:innen sichern!
Melden Sie sich jetzt kostenlos zum Newsletter an. Über die nächsten 4 Wochen erhalten Sie insgesamt 8 Mal fundiertes Fachwissen direkt in Ihr Postfach – vollgepackt mit hochwertigen Inhalten rund um Schwangerschaft und Elternzeit im TVöD.
Darauf können Sie sich freuen:
Mutterschutz- Checkliste: Mutterschutz und Mutterschaft, Aufgaben des Arbeitgebers
- Alle relevanten Grundlagen zum Thema Mutterschutz
- Mutterschaftsgeld, Arbeitgeberzuschuss & Mutterschutzlohn: Was Sie wissen müssen
- FAQ: Alles was Sie zum Thema Mutterschutz wissen müssen
- Checkliste: Voraussetzungen für Elternzeit
- Alles wichtige zum Thema Elternzeit
- Was zum Thema Elterngeld beachtet werden muss
- FAQ: Alles was Sie zum Thema Elternzeit und -Geld wissen müssen
Jetzt Formular ausfüllen und Download erhalten
Wann und wie muss eine Mitarbeiterin den Arbeitgeber über die Schwangerschaft informieren?
Eine werdende Mutter soll dem Arbeitgeber ihre Schwangerschaft und den Entbindungstermin mitteilen, sobald sie weiß, dass eine Schwangerschaft besteht (§ 15 MuSchG).
Wichtige Zusatzinfos für den Arbeitgeber sind dabei:
- eine voraussichtliche Mehrlingsgeburt,
- ein voraussichtlich behindertes Kind (wegen verlängerter Schutzfrist) und
- zu einem späteren Zeitpunkt, ob sie stillt.
Schwangere Beschäftigte sind allerdings grundsätzlich nicht gesetzlich dazu verpflichtet, den Arbeitgeber über die Schwangerschaft zu informieren – es kann sich aber um eine vertragliche Nebenpflicht handeln. Praktisch ist die Mitteilung außerdem notwendig, damit die Mutterschutzrechte entsprechend umgesetzt werden können, z. B. die Gefährdungsbeurteilung, eventuelle Beschäftigungsverbote und Kündigungsschutz.
Welche Form muss die Mitteilung haben?
Das Mutterschutzgesetz schreibt zwar keine Form für die Mitteilung vor, d. h. sie kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Aus Beweisgründen sollte die Personalstelle der Mitarbeiterin eine schriftliche Anzeige der Schwangerschaft empfehlen – alternativ ein Gesprächsprotokoll oder Memo zur mündlichen Anzeige.
Für den Kündigungsschutz ist maßgeblich, dass der Arbeitgeber Kenntnis über die Schwangerschaft hat.
Wen muss die Personalabteilung über die Schwangerschaft informieren?
Nach innen (Arbeitgeberseite)
- Ggf. die direkte Führungskraft, soweit es für die Einsatzplanung und Schutzmaßnahmen nötig ist.
- Den Betriebs- bzw. Personalrat im Rahmen seiner gesetzlichen Beteiligungs- und Informationsrechte, insbesondere zu den vorgesehenen Schutzmaßnahmen und zur (anonymisierten bzw. abstrakten) Gefährdungsbeurteilung.
Nach außen
Die Aufsichtsbehörde: Der Arbeitgeber muss sie unverzüglich über die Schwangerschaft bzw. das Stillen informieren.
Was sollte die Personal-abteilung dokumentieren?
- Das Datum der Mitteilung durch die Mitarbeiterin, den Inhalt (Schwangerschaft, voraussichtlichen Entbindungstermin, ggf. Mehrlinge),
- ggf. den Eingang und das Datum des ärztlichen Attests,
- das Datum der Information der Aufsichtsbehörde (Kopie der Meldung),
- Die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung und der getroffenen Schutzmaßnahmen,
- ggf. das Informationsschreiben an die Beschäftigte und den Betriebs- oder Personalrat.
Tipp: Melden Sie sich zum Newsletter an!
Unser Newsletter versorgt Sie mit praktischen Arbeitshilfen – z. B. einer Checkliste zu den Aufgaben des Arbeitgebers bei Schwangerschaft und Mutterschaft einer Beschäftigten
Gefährdungsbeurteilung und Schwangerschaft: Was ist zu tun?
Wichtig: Grundsätzlich muss für alle Arbeitsplätze eine Gefährdungsbeurteilung unter Mutterschutz-Aspekten vorliegen (Art, Ausmaß, Dauer der Gefährdungen für Schwangere/Stillende und Kind).
Das Ergebnis lautet je nach Arbeitsplatz:
- keine Maßnahmen erforderlich,
- Anpassung der Arbeitsbedingungen erforderlich oder
- Beschäftigung grundsätzlich nicht möglich.
Meldet sich eine Schwangere oder Stillende, muss die Beurteilung konkret auf ihren Arbeitsplatz angewendet und ggf. aktualisiert werden.
Welche Schutzmaßnahmen müssen getroffen werden?
Bei der Auswahl passender Schutzmaßnahmen dreht sich alles darum, verhinderbare Gefährdungen zu vermeiden und unverantwortbare Gefährdungen auszuschließen.
Dabei muss die folgende Reihenfolge der Maßnahmen eingehalten werden:
Z. B. können Tätigkeiten, Arbeitszeit, Pausen, Hilfsmittel und die Arbeitsorganisation entsprechend angepasst werden.
Diese Option besteht, wenn eine Umgestaltung nicht ausreicht oder betrieblich nicht möglich ist. Die neue Tätigkeit muss mutterschutzkonform und zumutbar sein.
Ist nur als letzte Stufe zulässig, wenn weder Umgestaltung noch Umsetzung möglich sind oder wenn eine Umgestaltung/Ersatztätigkeit zwar theoretisch möglich, dem Arbeitgeber aber unzumutbar ist. Tätigkeiten, bei denen Schutzmaßnahmen noch nicht umgesetzt sind, sind bis dahin untersagt.
Das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung je Arbeitsplatz, die festgelegten Schutzmaßnahmen und einiges mehr müssen dokumentiert und mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.
Verbote und Schutzfristen: Wann dürfen Schwangere nicht mehr arbeiten?
Welche Beschäftigungsverbote gibt es?
Gesetzliche Beschäftigungsverbote für Schwangere und Stillende betreffen insbesondere Mehrarbeit, Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie bestimmte gefährliche oder körperlich belastende Tätigkeiten.
Schwangere und Stillende über 18 Jahre dürfen nicht mehr als 8,5 Stunden täglich arbeiten und müssen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit haben. Für Minderjährige gelten abweichende Regelungen.
Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr ist für sie grundsätzlich nicht zulässig – Ausnahmen bis 22 Uhr sind nur unter engen Voraussetzungen erlaubt.
Sonn- und Feiertagsarbeit ist nur in bestimmten Bereichen und bei freiwilliger Zustimmung sowie Ersatzruhetag zulässig.
Tätigkeiten mit unverantwortbaren Gefährdungen sind verboten, z. B. Gefahrstoffe, schwere körperliche Belastungen und Akkordarbeit. Wenn eine Umgestaltung oder Umsetzung nicht möglich oder dem Arbeitgeber nicht zumutbar ist, gilt ein betriebliches Beschäftigungsverbot.
Ein individuelles ärztliches Beschäftigungsverbot liegt vor, wenn ein Arzt oder eine Ärztin bescheinigt, dass die Gesundheit von Mutter oder Kind durch die Ausübung der konkreten Tätigkeit gefährdet ist. Dieses Verbot knüpft an den Gesundheitszustand, nicht nur an Art oder Bedingungen der Arbeit an.
Welche Fristen gelten für den Mutterschutz?
Die Mutterschutzfrist beginnt sechs Wochen vor dem voraussichtlichen Entbindungstermin. In dieser Zeit dürfen Schwangere nur beschäftigt werden, wenn sie sich ausdrücklich zur Weiterarbeit bereiterklärt haben. Nach der Entbindung besteht ein absolutes Beschäftigungsverbot von acht Wochen.
Diese Frist verlängert sich auf zwölf Wochen bei Frühgeburten, Mehrlingsgeburten und bei Feststellung einer Behinderung des Kindes innerhalb von acht Wochen nach der Geburt auf Antrag der Mutter. Bei vorzeitiger Entbindung verlängert sich die Nachschutzfrist um die Zeit, die vor der Geburt nicht in Anspruch genommen werden konnte.
Frauen, die ab der 13. Schwangerschaftswoche eine Fehlgeburt erleiden, haben einen Anspruch auf gestaffelte Schutzfristen. Der Arbeitgeber darf sie in diesem Fall
- bis zum Ablauf von 2 Wochen bei einer Fehlgeburt ab der 13. Schwangerschaftswoche,
- bis zum Ablauf von 6 Wochen bei einer Fehlgeburt ab der 17. Schwangerschaftswoche,
- bis zum Ablauf von 8 Wochen bei einer Fehlgeburt ab der 20. Schwangerschaftswoche
grundsätzlich nicht beschäftigen.
Die Schutzfrist beginnt am Tag der Fehlgeburt, wobei dieser Tag bei der Berechnung der Frist nicht mitgezählt wird.
Daten eingeben und Fristen für Mutterschutz und Elternzeit berechnen
Ermitteln Sie die Mutterschutzfrist auf den Tag genau. Geben Sie dazu einfach den Entbindungstermin in den Rechner ein. Der Rechner zeigt Ihnen außerdem an, ab wann die Elternzeit für die Mutter und den Vater beginnt und wie lange sie maximal andauern kann. Auch bei Frühgeburten und der Geburt von Kindern mit Behinderung.
Mutterschaftsgeld: Wer bezahlt die Entgeltersatzleistung?
Das Mutterschaftsgeld sichert die Frau während der Schutzfristen finanziell als Entgeltersatzleistung ab.
Anspruch haben insbesondere berufstätige, gesetzlich krankenversicherte Frauen, denen wegen der Schutzfristen nach dem Mutterschutzgesetz kein Arbeitsentgelt gezahlt wird. Die Krankenkasse zahlt Mutterschaftsgeld maximal in Höhe von 13 Euro pro Kalendertag.
Berechnung: Das Mutterschaftsgeld richtet sich nach dem durchschnittlichen Nettolohn der letzten drei abgerechneten Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist.
Dabei werden alle drei Monatsverdienste zusammengerechnet und – je nach Art der Bezahlung – durch 90 Tage (bei festem Monatsgehalt) oder durch die tatsächliche Anzahl der Kalendertage im Dreimonatszeitraum (z. B. bei Stundenlohn) geteilt. Aus diesem durchschnittlichen Tagesbetrag wird dann das Mutterschaftsgeld berechnet.
Gibt es einen Arbeitgeberzuschuss?
Übersteigt das durchschnittliche Nettoarbeitsentgelt den Betrag von 13 Euro pro Kalendertag, hat die Arbeitnehmerin einen Anspruch gegen den Arbeitgeber auf Zuschuss zum Mutterschaftsgeld.
Der Arbeitgeberzuschuss gleicht die Differenz zwischen dem Mutterschaftsgeld und dem maßgeblichen Nettoarbeitsentgelt aus. Dieses Nettoarbeitsentgelt wird auf Basis des durchschnittlichen kalendertäglichen Nettoarbeitsentgelts der letzten drei abgerechneten Kalendermonate ermittelt und bei dauerhaften Entgeltänderungen, z. B. Tariferhöhung, Kurzarbeit, Stundenänderung, nach den gesetzlichen Vorgaben angepasst.
Berechnung: Das Mutterschaftsgeld richtet sich nach dem durchschnittlichen Nettolohn der letzten drei abgerechneten Monate vor Beginn der Mutterschutzfrist.
Dabei werden alle drei Monatsverdienste zusammengerechnet und – je nach Art der Bezahlung – durch 90 Tage (bei festem Monatsgehalt) oder durch die tatsächliche Anzahl der Kalendertage im Dreimonatszeitraum (z. B. bei Stundenlohn) geteilt. Aus diesem durchschnittlichen Tagesbetrag wird dann das Mutterschaftsgeld berechnet.
Wie ist die Elternzeit im öffentlichen Dienst geregelt?
Jeder Elternteil hat pro Kind einen gesetzlichen Anspruch auf bis zu drei Jahre unbezahlte (Teil-) Freistellung. Diese drei Jahre können bis zur Vollendung des 8. Lebensjahres des Kindes auf mehrere Zeitabschnitte verteilt werden, wobei mindestens 12 Monate in den ersten drei Lebensjahren liegen müssen.
Welche Regeln gelten bei der Beantragung der Elternzeit?
Die Beschäftigten müssen die Elternzeit beim Arbeitgeber verlangen.
- Für Kinder bis zum 3. Geburtstag muss der Antrag spätestens 7 Wochen vor Beginn gestellt werden,
- zwischen dem 3. und 8. Geburtstag muss der Antrag spätestens 13 Wochen vor Beginn gestellt werden.
Welche Formerfordernis gilt für den Antrag?
- Für Elternzeit im Zusammenhang mit bis zum 30.4.2025 geborenen Kindern ist der Antrag schriftlich mit Originalunterschrift zu stellen. Fax oder E-Mail genügen nicht.
- Für Elternzeit im Zusammenhang mit ab dem 1.5.2025 geborenen Kindern genügt für den Antrag die Textform, z. B. per E-Mail.
Die Zustimmung des Arbeitgebers zum Antrag ist nicht erforderlich. Mit der Anzeige und Ablauf der Frist beginnt die Elternzeit automatisch.
Muss eine Meldung an Sozialversicherungsträger und Zusatzversorgung erfolgen?
Im Zusammenhang mit der Elternzeit muss der Arbeitgeber bestimmte Meldungen an Sozialversicherungsträger und ggf. Zusatzversorgungseinrichtungen übermitteln. Diese werden u. a. über Beginn, Unterbrechung und Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung informiert.
- Meldungen zur Sozialversicherung (DEÜV): Ruht das Arbeitsverhältnis wegen Elternzeit ohne Teilzeitarbeit, wird in der Regel kein Arbeitsentgelt gezahlt. Übt die beschäftigte Person während der Elternzeit eine zulässige Teilzeitarbeit (bis zu durchschnittlich 32 Wochenstunden) aus, erhält sie hierfür weiterhin Arbeitsentgelt. Dies ist für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung und die DEÜV‑Meldungen maßgeblich. Ziel der Meldungen ist die korrekte beitragsrechtliche Behandlung – insbesondere Krankenversicherung und Prüfung der Versicherungspflicht/-freiheit.
- Meldungen zur Zusatzversorgung: Die Meldungen von Mutterschutz und Elternzeit sichern die korrekte Anwartschaftsberechnung in der Zusatzversorgung.
An alles gedacht?
Checklisten, Musterverträge für zeitlich befristete Vertretungen und mehr praktische Hilfen für die Personalabteilung finden Sie in Haufe TVöD Office Platin. Die rechtssichere Fachdatenbank für alle Personal-Aufgaben im öffentlichen Dienst mit dem KI-Assistenten CoPilot HR öD.
Besonderheiten im TVöD: Was gilt bei Stufenlaufzeit und Jahressonderzahlung?
Während der Elternzeit nach BEEG läuft die Stufenlaufzeit nicht weiter, sie „pausiert“.
Auf die Jahressonderzahlung nach TVöD besteht Anspruch, wenn am 1.12. ein Arbeitsverhältnis besteht – auch wenn es wegen der Elternzeit ruht.
Elternzeit wird nicht auf die Stufenlaufzeit angerechnet, da in dieser Zeit tariflich keine Berufserfahrung erworben wird.
Leistet die oder der Beschäftigte während der Elternzeit Teilzeit in derselben Tätigkeit und Entgeltgruppe, wird diese Zeit voll auf die Stufenlaufzeit angerechnet.
Im TVöD ist Elternzeit bis zu jeweils 5 Jahren pro Kind für die Stufenlaufzeit „unschädlich“: Die Stufe und die bis dahin zurückgelegte Stufenlaufzeit bleiben erhalten, die Uhr wird nur angehalten und nach Rückkehr fortgesetzt. Bei einer Elternzeit von mehr als 5 Jahren pro Kind erfolgt eine neue (grundsätzlich niedrigere) Stufenzuordnung.
Die Jahressonderzahlung vermindert sich allerdings um 1/12 je Monat ohne Entgeltanspruch, z. B. für volle Monate Elternzeit.
Für Monate im Geburtsjahr des Kindes, in denen wegen Mutterschutz oder Elternzeit kein Tabellenentgelt gezahlt wurde, wird die Jahressonderzahlung nicht gekürzt, wenn am Tag vor Beginn der Elternzeit ein Entgeltanspruch bestand.
Besonderheiten im TVöD: Was gilt bei Stufenlaufzeit und Jahressonderzahlung?
Vergütung / Mutterschaftsleistungen bei Beamtinnen:
Das Beamtenverhältnis unterscheidet sich als öffentlich-rechtliches Dienstverhältnis vom Arbeitsverhältnis. Beamtinnen erhalten kein Mutterschaftsgeld von Krankenkasse. Ihre Besoldung wird während des Mutterschutzes regulär weitergezahlt.
Mutterschutzrechtliche und dienstrechtliche Besonderheiten:
Das Mutterschutzgesetz ist im Kern auf Arbeitnehmerinnen zugeschnitten. Für Beamtinnen gelten mutterschutzrechtliche Vorgaben über beamtenrechtliche Spezialregelungen und Verwaltungsvorschriften, die die Beschäftigungsverbote und Schutzfristen spiegeln, aber dienstrechtlich ausgestalten.
Wesentliche Besonderheit ist, dass bei Beamtinnen der Dienstherr zur amtsangemessenen Alimentation verpflichtet bleibt. Die Mutterschutzzeiten führen daher nicht zu einem Entgeltersatzsystem, sondern zu einem Ruhen der Dienstleistung bei weiterhin laufender Besoldung.
Typische Folge: Fragen der Anrechnung von Mutterschutzzeiten stellen sich beamtenrechtlich eher im Kontext von dienstlicher Beurteilung, Versorgung und Laufbahnrecht als im Kontext von Entgeltfortzahlung und Sozialversicherung.
Mit CoPilot HR öD bleibt keine Frage zu Schwangerschaft und Elternzeit offen!
Der KI-Assistent liefert Ihnen fundierte Antworten auf Personalfragen im öffentlichen Dienst, erstellt tarifspezifische Textvorlagen und unterstützt bei komplexen Themen – dank bewährter Haufe Fachinhalte. So gestalten Sie Ihre Personalarbeit sicher und effizient.
- Ohne Zusatzkosten
- DSGVO-konform & sicher
- Auf Basis geprüfter Haufe-Inhalte