Unternehmensvorteile durch exzellentes Zeugnismanagement

Ein effizienter Prozess bei der Zeugniserstellung wirkt sich positiv auf Ihr gesamtes Unternehmen aus. Mit dem Zeugnis Manager können Sie Abläufe automatisieren, effizienter gestalten und von weiteren Vorteilen für Ihr Unternehmen profitieren.

 

 

 

Die Zeugniserstellung ist eine abteilungsübergreifende Aufgabe: Während die HR-Experten die formellen Grundlagen festlegen und für die Korrektheit des Zeugnisses sorgen, sind in der Regel die Führungskräfte bzw. das Management für die fachliche Beurteilung eines Mitarbeiters in ihrer Abteilung verantwortlich. Diesen Prozess übersichtlich, transparent und zeitsparend zu gestalten, ist in vielen Unternehmen eine Herausforderung. Ein Zeugnis-Management-Tool kann dabei sehr gut unterstützen.

Mithilfe des Haufe Zeugnis Managers gestalten Sie in kürzerer Zeit professionelle und rechtssichere Arbeitszeugnisse. Die webbasierte Software spart aber nicht nur wertvolle Zeit ein, sondern bringt weitere Vorteile mit sich, die sich auf das gesamte Unternehmen auswirken: Weil ein professionelles Arbeitszeugnis zum Beispiel die Zufriedenheit von Mitarbeitern steigert, können diese zu Multiplikatoren für Ihre Unternehmensreputation werden. Dadurch wird zugleich auch das Employer Branding, das wichtig für die Generierung von neuen Fachkräften ist, positiv beeinflusst. Automatisierte Abläufe und zahlreiche, geprüfte Textbausteine und Vorlagen entlasten HR und Führungspersonal. Mitarbeiter erhalten dadurch schneller ihr Arbeitszeugnis – dank automatisierter Übersetzungen auch in Englisch.


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1. Verbesserung des Employer Branding

Zeugnisse dienen in erster Linie scheidenden Mitarbeitern dazu, sich bestmöglich bei einem potentiellen neuen Arbeitgeber vorzustellen. Allerdings können sie auch für das Unternehmen, das dieses Zeugnis erstellt, eine positive Wirkung entfalten. Denn Mitarbeiter, die ein professionelles Zeugnis von ihrem Arbeitgeber erhalten, sind dem Unternehmen gegenüber meist wohlwollender eingestellt und urteilen dann besser über Expertise und Arbeitsbedingungen.

Weil insbesondere höher qualifizierte Fachkräfte sich häufig in Netzwerken austauschen, kann dies Ihre Reputation als Unternehmen verbessern. So wird ein gutes Zeugnismanagement sogar relevant im Sinne des Employer Branding.

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2. Optimierter Workflow

Laut Studie ist in 72 Prozent der Fälle die Erstellung eines Arbeitszeugnisses ohne Zeugnis Manager mit einer Wartezeit von durchschnittlich mehr als zwei Wochen verbunden. Das liegt auch daran, dass bereits die Koordination der verschiedenen Aufgaben und aller beteiligten Personen häufig zeitintensiv und unübersichtlich ist.

Effiziente, automatisierte Abläufe verbessern dagegen den Workflow und vereinfachen so den Prozess für alle Beteiligten. So sorgt die Software des Haufe Zeugnis Managers zum Beispiel dafür, dass Führungskräfte den Mitarbeiter einfach nach Notensystem bewerten können. Je nach Benotung können anschließend passende Textbausteine von den HR-Verantwortlichen ausgewählt werden. Automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Aufgaben im Alltag nicht vergessen werden.

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3. Zeitersparnis für HR

Die Erstellung eines aussagekräftigen und zugleich rechtssicheren Zeugnisses ist in der Praxis meist mit viel Aufwand verbunden. Insbesondere die rechtliche Anforderung, dass Zeugnisse zugleich korrekt und wohlwollend formuliert sein müssen, stellt für Personalabteilungen eine große Herausforderung dar. Daneben müssen formale Vorgaben bei der Gestaltung berücksichtigt werden, deren Sicherstellung durch interne oder externe Experten wie Rechtsanwälte in der Regel einen weiteren Arbeitsschritt und Mehraufwand bedeutet.

Dennoch können diese Arbeitsschritte keinesfalls vernachlässigt werden. Dies verdeutlicht beispielsweise die Tatsache, dass der Streit um Arbeitszeugnisse in Deutschland jedes Jahr zu einer Vielzahl an Gerichtsverfahren führt. Allerdings kann der Prozess durch ein gutes Zeugnismanagement beschleunigt werden: Mit dem Haufe Zeugnis Manager können HR-Experten schneller ein rechtssicheres Zeugnis erstellen. Dieser bietet geprüfte, rechtssichere Textbausteine und Vorlagen, zudem ist die Software DSGVO-konform.

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4. Zufriedene Mitarbeiter

Die Zeugniserstellung ist im Normalfall nur eine von vielen Aufgaben, für die ein HR-Experte verantwortlich ist. Nimmt der Prozess einen unnötig großen Anteil seiner Arbeitszeit ein, ist das nicht nur für ihn ein notwendiges Übel. Weil der HR-Experte von wertschöpfenden Tätigkeiten abgehalten wird, können andere Belange des Personalmanagements – und damit auch die Belange der Mitarbeiter – zu kurz kommen.

Wird die Zeugniserstellung dagegen durch automatisierte Prozesse und vorgefertigte Zeugnisbestandteile beschleunigt, können mehr qualitativ hochwertige Zeugnisse in kürzerer Zeit erstellt werden. Der Haufe Zeugnis Manager bietet dafür viele Features. Er vereinfacht den Erstellungsprozess beispielsweise, indem Stammdaten und Tätigkeitsbeschreibungen des Mitarbeiters über eine ERP-Schnittstelle direkt in die Software übertragen werden können.

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5. Aussagekräftige Arbeitszeugnisse

Arbeitszeugnisse mit echtem Informationswert sind heutzutage gefragter denn je. Denn eine Fehlentscheidung bei der Neueinstellung kann ein Unternehmen im Falle eines einfachen Mitarbeiters bereits ungefähr ein Jahresgehalt kosten. Bei einer Führungsperson können die Kosten für Anwerbung und Einarbeitung, aber auch für schlechte Leistungen, Imageschäden und Co. sich sogar zu mehreren hunderttausend Euro summieren.

Auch wenn ein aussagekräftiges Zeugnis vor allem für andere Unternehmen hilfreich ist, bei denen der Ex-Mitarbeiter einen Neueinstieg sucht, wirkt es auch im Sinne einer professionellen Außenwirkung positiv. Um ein zeitgemäßes, informatives Zeugnis zu erstellen, bietet der Haufe Zeugnis Manager Textbausteine, die sich an den neuesten Richtlinien und formalen Vorgaben orientieren. Da diese in Zusammenarbeit mit Personalern optimiert und weiterentwickelt werden, sind sie außerdem besonders praxisorientiert.

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Haufe Zeugnis Manager
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