Haufe Digitale Personalakte & HR-Prozesse

Die innovative HR-Software für zukunftsfähige Personalprozesse

  • Digitale Personalakten
  • Digitales Dokumentenmanagement
  • HR-Workflows & Prozessautomatisierung

HR-Software kennenlernen

Digitale Personalakte Benutzeroberfläche
 
HR, Mitarbeiter und Management in einem

Digitalisieren Sie Ihre HR-Prozesse rund um Personalakten und HR-Dokumente mit einer innovativen HR-Software. Erledigen Sie operative Aufgaben in Zukunft schneller und effizienter – und arbeiten Sie ortsunabhängig und flexibel.

Vereinfachen Sie Ihre interne HR-Kommunikation sowie Ihre Genehmigungs- und Freigabeprozesse mit Führungskräften und Mitarbeitern. Nutzen Sie eine innovative HR-Lösung zur Optimierung und Automatisierung Ihrer HR-Prozesse.

HR-Digitalisierung:
Digitale Personalakte als Herzstück

Die Zukunft beginnt jetzt: Digitalisieren Sie Ihre Personalakten und machen Sie dem Papierchaos ein Ende. Sparen Sie Zeit, Kosten und Lagerplatz und finden Sie wichtige Personaldokumente und Informationen innerhalb weniger Sekunden.

Mit der Haufe Digitale Personalakte – powered by aconso - nutzen Sie eine einfach zu bedienende Lösung in großartigem Design und mit intelligenten Funktionen, die Ihre tägliche HR-Arbeit erleichtern und Ihren gesamten Workflow effizienter gestalten.

Legen Sie Personalakten in nur 2 Klicks neu an. Die genaue Schlagwortsuche und Filterfunktion lassen Sie genau die Informationen finden, die Sie gerade benötigen. Durch eine standortunabhängige Nutzung greifen Sie von überall auf Ihre eAkten zu.

Die Haufe Digitale Personalakte ist der Grundstein für die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung.

Whitepaper Cover

5 Schritte zur erfolgreichen Einführung

Kostenloses Whitepaper rund um die Einführung einer digitalen Personalakte

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  • Personalakten modern managen
  • Schnelle Suche von Dokumenten
  • Auf Wunsch mit Scan-Service
Jetzt mehr erfahren

Die Funktionen im Überblick

Startseite

Startseite
Die Startseite dient Ihnen als zentrales HR-Cockpit und liefert Ihnen die wichtigsten Informationen zu allen relevanten Daten Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus erhalten Sie eine komfortable Übersicht Ihrer aktuellen und offenen Aufgaben.

Personalakten anlegen

Personalakten anlegen
Mit nur zwei Klicks legen Sie eine neue Mitarbeiterakte an. Aufgrund der vollen Integration in Ihre HR-Systemlandschaft werden alle relevanten Stammdaten und Berechtigungen in die digitale Personalakte übernommen.

Schnelle Dokumentensuche

Schnelle Dokumentensuche
Reduzieren Sie Ihre Recherchezeit auf ein Minimum. Dank individueller und präziser Suchmöglichkeiten, einer integrierten Volltextsuche und Filterfunktion ist ein schnelles Auffinden der gewünschten Dokumente und deren Bereitstellung garantiert.

Aufgaben

Aufgaben
Erleichtern Sie allen Beteiligten die Mitarbeiterverwaltung. Terminieren Sie Aufgaben und wichtige Änderungen und lassen Sie sich automatisch erinnern (z.B. Elternzeit, Ende einer Probezeit, Ablauf von Vertragsbefristungen). Hier können Sie auch Löschfristen eingeben, so dass Sie arbeitsrechtlich immer einwandfrei agieren.

Reporting

Reporting/Berichte
Mit dem intelligenten und übersichtlichen Dashboard sehen Sie alle wichtigen KPIs auf einen Blick. Sie können individuell auf die von Ihnen gewünschten Daten zugreifen. Berichte für Reportings stehen Ihnen so innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Zudem hilft Ihnen die Übersicht als Ableitung für Ihre HR-Strategie.

Stammdaten

Stammdaten
Die Haufe HR-Software für digitale Personalakten und Dokumentenmanagement kann mit Ihrem stammführenden System verbunden werden. HR-Dokumente aus typischen Use-Cases können somit gleich in der entsprechenden Personalakte abgelegt werden. Zum Beispiel:

  • Gehaltsbescheinigungen
  • Gehaltserhöhungen
  • Arbeitsverträge
  • Bescheinigungen aus dem Bereich Learning
  • Mitarbeitergespräche im Performance Management

Ihr Einsparpotenzial

20 %

Kosteneinsparung

  • weniger Personalkosten
  • weniger Papier
  • weniger Druckkosten

50 %

Zeitersparnis

  • intelligente Suche
  • intelligente Ablage
  • entfallende Aufwände wie kopieren & drucken

114 M

Platzgewinn

  • keine Regale*
  • kein weiterer Stauraum

*Berechnung auf Grundlage von Erfahrungswerten und beruhend auf der Annahme eines Unternehmens mit 1.000 Personalakten, 5 Sachbearbeitern und einer Akte mit durchschnittlich 109 Seiten.

Jetzt Angebot anfordern

Unsere Services

Wir unterstützen Sie gerne tatkräftig bei der Umsetzung und Digitalisierung Ihrer bisherigen Prozesse - sprechen Sie uns einfach an

Scan-Services

Scannen

Einfache Umstellung auf digital

Sie möchten auf die Haufe Digitale Personalakte umsteigen, haben jedoch Bedenken beim Aufwand? Keine Sorge: Wir bieten einen einzigartigen Service und wandeln Ihre Papierakten in Digitale Personalakten – schon in wenigen Tagen. Wir scannen Ihre Dokumente nach und nach ein und erstellen Ihre neue digitale Ablage. Sie brauchen anschließend nur noch loslegen. Sprechen Sie uns auf diesen besonderen Service an.

System-Integration

Systemintegration

Einfacher Connect: Integration in Ihre Systemlandschaft

Wir binden die Haufe Digitale Personalakte an jedes HR-System in Ihrem Unternehmen an. Unser Premium-Partner aconso ist zudem SAP-zertifiziert, womit eine einwandfreie Integration in SuccessFactors garantiert ist. Sie haben weitere Fragen zu unserer Implementierung? Sprechen Sie uns gern an – per E-Mail oder Kontaktformular.

Corporate Design

Corporate Design

Eigenes Design: Individuelle Oberfläche und weitere Module

Unsere Lösung wird an Ihr Corporate Design angepasst und auf Wunsch bedarfsgerecht konfiguriert. Nutzen Sie zudem weitere Services von Haufe und unserem Partner aconso. Auch weitere Module zur Dokumentenerstellung stehen Ihnen zur Verfügung. Mehr Informationen hier.

Zufriedene Kunden unseres Partners aconso

„Die Digitale Personalakte von aconso hat uns geholfen die Papierflut zu reduzieren. Statt mit Aktenbergen können wir uns heute mit den Menschen dahinter beschäftigen.“

Manuela Piehl,
Leiterin Ressort Personalwirtschaft, Vivantes

„Die Digitalisierung der Akten ist eine grundlegende Voraussetzung für die HR-Umstrukturierung des gesamten Konzerns. Sie macht die ortsungebundene Bearbeitung erst möglich, dadurch können wir sämtliche HR-Prozesse zentralisieren und zugleich optimieren.“

Sabine Rüffer,
Project Manager, Lufthansa Global Business Services (LGBS)

Mehr erfahren

„Ausschlaggebend war auch, dass sich die sensiblen Personaldokumente in einem Rechenzentrum befinden, das nach EU-Standards betrieben wird und zudem die strengen deutschen Datenschutzrichtlinien erfüllt.“

Michael Brass,
HR IT Architekt, Lufthansa Global Business Services (LGBS)

Die digitale Personalakte im Einsatz bei der Lufthansa

Lesen Sie, wie die digitale Personalakte konzernweit die HR-Prozesse bei der Lufthansa optimiert.

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Zwei starke Partner an ihrer Seite

Mit Haufe und aconso setzen Sie auf zwei absolute Digitalisierungsexperten und führende Unternehmen für digitale Arbeitsplatz- und Unternehmenslösungen. Mit unserer Partnerschaft bieten wir Ihnen einzigartige Lösungen und Services für die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse.

Haufe Logo

Haufe wurde mit der Überzeugung gegründet, dass es die Menschen sind, die ein Unternehmen voranbringen. Daher stehen auch Sie bei der Entwicklung und Weiterentwicklung unserer Lösungen im Zentrum. Insbesondere im HR-Umfeld kennen wir die Bedürfnisse und Anforderungen unserer Kunden und wissen, wie Sie Ihre Personalarbeit noch erfolgreicher gestalten können.

 
aconso Logo

aconso ist seit Jahren führender Software-Lösungsanbieter für Dokumentenprozesse im Personalwesen und die digitale Personalakte. Mehr als 400 Firmen weltweit setzen auf den Personal-Versteher und vereinfachen ihre Personalprozesse mit den Software-Angeboten von aconso.
Große Namen wie Lufthansa, Nestlé oder Siemens vertrauen aconso und auch der Mittelstand weiß die cleveren Lösungen zu schätzen.

HR-Software für alle Personalprozesse:

Personalakten, Dokumente, Prozessautomatisierung – aus einer Hand

Eine zentrale HR-Software für alle wichtigen HR-Prozesse: Unsere Lösung bietet ein komplett digitales Dokumentenmanagement – für Personalakten, HR-Dokumente, Arbeitsverträge und Arbeitszeugnisse. Eine intelligente HR-Prozessautomation unterstützt Sie zusätzlich in Ihrer täglichen Arbeit und beschleunigt und verschlankt Ihre administrativen Arbeitsschritte. Modernste HR-Workflows sorgen für eine schnelle Kommunikation zwischen HR, Führungskräften sowie Mitarbeitern.

Sie wünschen eine Demo unserer HR-Software oder weitere Informationen? Nutzen Sie unser Kontaktformular und erhalten Sie eine kostenlose Demo.

 

Zertifizierte Lösung

TÜV-zertifiziert

Zertifiziertes Management System nach ISO 27001:2013 durch den TÜV Rheinland

Digitale
Personalakte


Akten
Digitale
Dokumentenerzeugung​


Dokumente
Digitale
Arbeitsvertragserstellung


Workflow
Digitale
Arbeitszeugnisse​


Dokumentenmanagement

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FAQ

Warum eine elektronische Personalakte?

Die Einführung einer elektronischen Personalakte ist einer der ersten wichtigen Schritte in Richtung einer digitalen, papierlosen HR-Arbeit. Damit ersparen sich Personaler mühseliges Ablegen und Suchen in Aktenbergen. Die Automatisierung administrativer HR-Prozesse schafft Freiräume zum strategischen Arbeiten.

Mit dem Scannen von Dokumenten, einem Dokumentenmanagement und einer HR-Software dienen noch existierende Papierakten lediglich zur Archivierung. Neben der Ersparnis von Papierbergen steht dabei vor allem im Vordergrund, dass nun jedem Zugriffsberechtigten jederzeit und überall eine vollständig bearbeitbare Akte zur Verfügung steht und dass notwendige Statistiken leichter zu erstellen und zu pflegen sind. Digitale Personalakten bieten viele neue Gestaltungs- und Auswertungsmöglichkeiten.

Was sind die Vorteile einer elektronischen Personalakte?

Durch den Wegfall aufwendiger manueller Tätigkeiten, die Nutzung von Workflows und den ortsunabhängigen Zugriff ergeben sich schnelle Erfolge:

  • Mehr Effizienz
  • Mehr Transparenz
  • Bis zu 50% Einsparung beim Arbeitsaufwand
  • Bis zu 20% Einsparung bei Druck- und Personalkosten
  • Einfachere tägliche Ablage und Administration
  • Höhere Informationsqualität und -aktualität
  • Keine Akten mehr händisch durchsuchen, tragen und ablegen
  • Bessere Datensicherheit und erhöhter Datenschutz

Gerade die Effizienzsteigerung, die sich durch die tägliche Arbeit mit der elektronischen Personalakte ergibt, schafft Zeit für die strategischen Themen im HR.

Wie erfolgt die Einführung einer digitalen Personalakte?

Hierbei sollten ein paar wichtige Aspekte berücksichtigt werden. Die Top-3-Punkte sind:
Zusammenstellung des Projektteams:

  • Personalmitarbeiter
  • Mitarbeiter aus den technischen Bereichen
  • Betriebsrat
  • Datenschutz
  • Doppelspitze der Projektleitung (Personal & Technik)
  1. Ist-Aufnahme Ihrer Prozesse / Soll-Konzept
      • Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Situation:
      • Wie funktioniert die Archivierung der Personalakte heute?
      • Welche Herausforderungen beschäftigen mich?
      • Welche Faktoren (Zeit, Kosten, Aufwand, Stress) möchte ich verändern?
  2. Formulieren Sie danach in kurzer Form Ihren Wunschprozess
      • Wie soll mein Prozess mit einer digitalen Personalakte in Zukunft aussehen?
      • Welche Funktionen/Features sind mir und meinem Team wichtig?
      • Welche technischen Anforderungen gibt es an die digitale Personalakte?
  3. Erstellung eines Feinkonzepts:
      • Legen Sie grob den Projektablauf und den zeitlichen Rahmen fest.
Was bedeutet Revisionssicherheit in Bezug auf die digitale Personalakte?

Bei der Revisionssicherheit stehen folgende Fragen im Vordergrund:

  • Welche Mitarbeiter sollen welche Zugriffsrechte erhalten?
  • Wie wird die temporäre Akteneinsicht für Mitarbeiter und Führungskräfte gehandhabt?
  • Wie werden Daten zur zulässigen Aufbewahrungsdauer erfasst und automatisch vorgelegt?
  • Wie wird das Löschen von personenbezogenen Daten gewährleistet?
  • Wie wird mit Datenpannen umgegangen?
  • Wie werden betroffene Mitarbeiter zum Datenschutz geschult?

Auch bei der Archivierung spielt die Revisionssicherheit eine große Rolle. So muss die Archivierung mittels unveränderbaren Formats wie PDF/A und sicherem Speichermedium erfolgen, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert ist.

Personalakte, Inhalt und Aufbau

Checkliste

Teil I: Personalführung

Vertragsdaten

  • Arbeitsvertrag und Anlagen
  • Anstellungsschreiben
  • sämtliche Vertragsänderungen der Folgezeit inkl. Arbeitszeitveränderungen, Versetzungen, Vorgesetztenwechsel etc.
  • Vollmachten
  • Verschwiegenheitsverpflichtungen
  • Verpflichtung auf Datenschutzvorschriften
  • Nachweis über Teilnahme am Datenschutz E-Learning
  • Meldung einer Nebentätigkeit
  • Zurverfügungstellung eines Dienstwagens
  • Zurverfügungstellung von Arbeitsmitteln (dienstliches Mobiltelefon, Tablet oder Laptop)
  • Kündigung, Aufhebungsvereinbarung

Vorvertragsdaten

  • Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Referenzen, Lebenslauf, Lichtbild)
  • Interviewbogen mit Stellungnahmen beteiligter Gesprächspartner
  • Personalfragebogen
  • Eignungstest
  • ärztliche Tauglichkeitsfeststellungen, Gutachten und Befunde
  • Auskünfte Dritter
  • allgemeine Bewerbungskorrespondenz und Regulierung der Vorstellungskosten

Allgemeindaten

  • Bescheinigungen
  • Arbeits-/Aufenthaltserlaubnis
  • Pfändungen, Vorschüsse
  • Arbeitgeberdarlehen
  • Personalmeldungen
  • Vermerke über Fehlzeiten, wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub
  • Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement
  • Schwerbehindertenausweis
  • Bescheinigungen und Unterlagen zu Mutterschutz bzw. Elternzeit
  • Unfallanzeigen und Untersuchungsbefunde
  • Werkswohnung
  • Jubiläen
  • Beihilfen und Darlehen
  • Schriftverkehr mit den Mitarbeitern
  • Schriftverkehr mit Dritten z.B. Arbeitsamt, Sozialversicherung)
  • Kopien von Betriebsratsanhörungen und Betriebsratsinformationsschreiben

Entwicklungsdaten

  • Seminarbesuche
  • Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, interne Personalentwicklungsprogramme
  • Unterlagen aus dem Assessment-/Development-Center
  • Kompetenzübersicht (z.B. Fremdsprachenkenntnisse, Zusatzausbildungen etc.)
  • Beurteilungen
  • Zwischenzeugnisse
  • Disziplinarmaßnahmen (Ermahnung, Verweis)
  • Abmahnungen
  • Beförderungsvorschläge

Teil II: Abrechnung

Variable Daten

  • vorübergehende Gehaltskürzung (z.B. aufgrund Krankheit, Elternzeit, unbezahltem Urlaub etc.)
  • Prämien/Boni/Sonderzahlungen
  • Fahrgelderstattung
  • sonstige Aufwandserstattungen
  • Lohn- und Gehaltsnachweise

Überweisungsdaten

  • Bankverbindung
  • Vermögensbildung
  • sonstige Versicherungen
  • Mieten
  • Pfändungen
  • Darlehensrückzahlung

Lohnsteuer (ELStAM-Verfahren)

  • Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
  • melderechtliches Geburtsdatum
  • Angabe, ob es sich um ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis handelt
  • Bei privat Versicherten: Bescheinigung über Vorsorgeaufwendungen nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG
  • Bei Steuerklasse VI: Angabe, ob und in welcher Höhe ein Freibetrag bzw. Hinzurechnungsbetrag abgerufen werden soll

Kranken- und Sozialversicherung

  • Mitgliedschaftsbescheinigung der privaten oder gesetzlichen Krankenkasse
  • Kopie Sozialversicherungsausweis

Allgemeindaten

  • Bescheinigungen
  • Schriftverkehr

Die vorstehenden Musterbeispiele sind nicht abschließend und je nach Bedarf abzuändern. Nützlich ist auch die Anfertigung eines Deckblattes für jede Personalakte, das die jeweils aktuellen Stammdaten des Mitarbeiters enthält.
Nicht empfehlenswert ist eine fortlaufende Nummerierung der Personalakte oder auch nur der einzelnen Untergliederungen. Zwar erleichtert dies die Bearbeitung, erschwert jedoch eine Bereinigung erheblich.

Digitale Personalakte, Funktionen und Anforderungen

Für eine geplante Einführung einer digitalen Personalakte empfiehlt sich, die wichtigsten Fragen zu beantworten. Hier ein ausgewählter Fragenkatalog von Haufe:

  1. Kann durch das System die klassische Papierakte komplett abgeschafft werden?
  2. Sind keine weiteren Papierdokumente mehr nötig, außer den vom Gesetzgeber vorgeschriebenen?
  3. Gewährleistet das System die Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Datensicherheitsvorgaben?
  4. Ist das System revisionssicher?
  5. Ist eine verschlüsselte Datenübertragung bei der Akteneinsicht durch Mitarbeiter und deren Vorgesetzte möglich?
  6. Bestehen die technischen Voraussetzungen für eine codierte Speicherung der Daten?
  7. Können zeit- und kostenintensive Prozesse im Personalbereich durch die Einführung der digitalen Personalakte auch wirklich reduziert werden?
  8. Ist eine einheitliche Aktenführung an allen Standorten/Niederlassungen möglich?
  9. Können die Mitarbeiter in die eigene Personalakte direkt an ihrem Arbeitsplatz Einsicht nehmen?
  10. Ist das System mehrsprachig? Eignet es sich also auch für die Anwendung in anderen Landesgesellschaften?
  11. Stehen Workflows für eine zeit- und zielgerechte Bearbeitung zur Verfügung?
  12. Gibt es eine Notiz- und Wiedervorlagefunktion?
  13. Besteht die Möglichkeit, die Dokumente mit Datum zu versehen?
  14. Ist das System in das bestehende HR-Portal integrierbar?
  15. Können Mitarbeiterstammdaten, Gehaltsdaten und Entwicklungsdaten direkt in das System integriert werden, so dass eine doppelte Eingabe der Daten beziehungsweise Datenpflege vermieden wird?
  16. Besteht eine Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung oder ist die Einrichtung einer Schnittstelle möglich, damit Gehaltszettel direkt auf elektronischem Wege in die digitale Personalakte übernommen werden können?
  17. Wird auch in anderen Bereichen, zum Beispiel durch eine Anbindung an ein Bewerbermanagementsystem, eine doppelte Datenpflege vermieden?
  18. Werden durch die digitale Personalakte Personalkosten in der Personalverwaltung sowie Lagerkosten in den Archiven eingespart?
  19. Kann die digitale Personalakte auch in bereits vorhandene Archivlösungen (DMS-Systeme) integriert werden?
  20. Besteht die Möglichkeit, die komplette Akte bei Bedarf auszudrucken?
  21. Ermöglicht das System eine individuelle Verschlagwortung für die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse?
  22. Gibt es unterschiedliche Suchmöglichkeiten, beispielsweise über eine Dokumentenliste oder über eingegebene Begriffe?
  23. Enthält das System Blätter- und Schnellansicht-Funktionen für das leichte Handling?

Auch bei der Archivierung spielt die Revisionssicherheit eine große Rolle. So muss die Archivierung mittels unveränderbaren Formats wie PDF/A und sicherem Speichermedium erfolgen, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert ist.

Muss der Einführung einer elektronischen Personalakte durch Arbeitsnehmer und Betriebsrat zugestimmt werden?

Die Umstellung auf elektronische Personalakten ist im Rahmen des § 26 BDSG zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen.

Ob bei Einführung und Anwendung elektronischer Personalakten das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachtet werden muss, ist höchstrichterlich bisher nicht entschieden. Im Schrifttum ist die Frage umstritten. Vermutlich ist sie nicht generell zu bejahen oder zu verneinen. Vielmehr dürfte es entscheidend auf die Programmierung der elektronischen Personalakte im Einzelfall sowie möglichen Schnittstellen zu anderen EDV-Programmen oder Daten ankommen.

Bei der Archivierung der Unterlagen über seine Beschäftigten muss der Arbeitgeber bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten, die sich aus §§ 257 HGB, 147 AO, 28f SGB IV und 39b EStG ergeben.

Werden Dokumente eingescannt und die Originale vernichtet, kann es im Prozess zu Beweisschwierigkeiten kommen, da mit eingescannten Dokumenten, egal ob mit oder ohne elektronische Signatur, kein Urkundenbeweis geführt werden kann. Also sollten Erklärungen und Verträge, die zu ihrer Rechtswirksamkeit gesetzlicher oder gewillkürter Schriftform bedürfen, auch bei der Umstellung auf eine elektronische Personalakte weiterhin im Original aufbewahrt werden.