Haufe Digitale Personalakte


Zukunftsweisend. Einfach. Effizient.

  • Personalakten schnell anlegen und finden

  • Intuitive Bedienung

  • Kosten, Zeit und Platz sparen

  • SAP-Anbindung, z.B. für HR-Payroll

  • „Go-Live“ in nur 5 Tagen

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Die HR-Revolution:
Digitale Personalakte als Basis

Die Zukunft beginnt jetzt: Digitalisieren Sie Ihre Personalakten und machen Sie dem Papierchaos ein Ende. Sparen Sie Zeit, Kosten und Lagerplatz und finden Sie wichtige Personaldokumente und Informationen innerhalb weniger Sekunden.

Mit der Haufe Digitale Personalakte – powered by aconso - nutzen Sie eine einfach zu bedienende Lösung in großartigem Design und mit intelligenten Funktionen, die Ihre tägliche HR-Arbeit erleichtern und Ihren gesamten Workflow effizienter gestalten.

Legen Sie Personalakten in nur 2 Klicks neu an. Die genaue Schlagwortsuche und Filterfunktion lassen Sie genau die Informationen finden, die Sie gerade benötigen. Durch eine standortunabhängige Nutzung greifen Sie von überall auf Ihre eAkten zu. Eine SAP-Anbindung sorgt zudem für eine Verbindung z.B. zu Ihrer HR-Payroll.

Die Haufe Digitale Personalakte ist der Grundstein für die Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung.

 

Ihre Vorteile

  • Personalakten modern managen
  • Schnelle Suche
  • Wertvolle Einspareffekte
  • SAP-Anbindung
  • Begeisternde Bedienung
  • Revisionssicher
  • Höherer Datenschutz

Alle Vorteile ansehen

Zertifizierte Lösung

 
Zertifiziertes Management System nach ISO 27001:2013 durch den TÜV Rheinland
 

Die Funktionen im Überblick

Startseite

Startseite
Die Startseite dient Ihnen als zentrales HR-Cockpit und liefert Ihnen die wichtigsten Informationen zu allen relevanten Daten Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus erhalten Sie eine komfortable Übersicht Ihrer aktuellen und offenen Aufgaben.

Personalakten anlegen

Personalakten anlegen
Mit nur zwei Klicks legen Sie eine neue Mitarbeiterakte an. Aufgrund der vollen Integration in Ihre HR-Systemlandschaft werden alle relevanten Stammdaten und Berechtigungen in die digitale Personalakte übernommen.

Schnelle Dokumentensuche

Schnelle Dokumentensuche
Reduzieren Sie Ihre Recherchezeit auf ein Minimum. Dank individueller und präziser Suchmöglichkeiten, einer integrierten Volltextsuche und Filterfunktion ist ein schnelles Auffinden der gewünschten Dokumente und deren Bereitstellung garantiert.

Aufgaben

Aufgaben
Erleichtern Sie allen Beteiligten die Mitarbeiterverwaltung. Terminieren Sie Aufgaben und wichtige Änderungen und lassen Sie sich automatisch erinnern (z.B. Elternzeit, Ende einer Probezeit, Ablauf von Vertragsbefristungen). Hier können Sie auch Löschfristen eingegeben werden, so dass Sie arbeitsrechtlich immer einwandfrei agieren.

Reporting

Reporting/Berichte
Mit dem intelligenten und übersichtlichen Dashboard sehen Sie alle wichtigen KPIs auf einen Blick. Sie können individuell auf die von Ihnen gewünschten Daten zugreifen. Berichte für Reportings stehen Ihnen so innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Zudem hilft Ihnen die Übersicht als Ableitung für Ihre HR-Strategie.

Sap-Anbindung

SAP-Anbindung
Die Haufe Digitale Personalakte kann tief in SAP® SuccessFactors® integriert werden. HR-Dokumente aus typischen Use-Cases können somit gleich in der entsprechenden elektronischen Personalakte abgelegt werden. Dazu gehören beispielsweise:

  • Gehaltsbescheinigungen
  • Gehaltserhöhungen
  • Arbeitsverträge
  • Bescheinigungen aus dem Bereich Learning
  • Mitarbeitergespräche im Performance Management

  • Neue Personalakten in 2 Klicks anlegen
  • Volltextsuche und Favoritenlisten
  • Wiedervorlage für Dokumente
  • Blätterfunktion
  • Reportings & HR-Berichte
  • Löschen von Dokumenten nach dem 4-Augen-Prinzip
  • Integration in die bestehende Systeme
  • Cloud-Lösung
  • Flexible Modulerweiterung, z.B. Dokumentenerzeugung, digitale AU-Bescheinigung

Jetzt Angebot anfordern

Ihr Einsparpotenzial

20 %

Kosteneinsparung

  • weniger Personalkosten
  • weniger Papier
  • weniger Druckkosten

50 %

Zeitersparnis

  • intelligente Suche
  • intelligente Ablage
  • entfallende Aufwände wie kopieren & drucken

114 M

Platzgewinn

  • keine Regale*
  • kein weiterer Stauraum

*Berechnung auf Grundlage von Erfahrungswerten und beruhend auf der Annahme eines Unternehmens mit 1.000 Personalakten, 5 Sachbearbeitern und einer Akte mit durchschnittlich 109 Seiten.

Jetzt Angebot anfordern

Unsere Services

Wir unterstützen Sie gerne tatkräftig bei der Umsetzung und Digitalisierung Ihrer bisherigen Prozesse - sprechen Sie uns einfach an

Scan-Services

Einfache Umstellung auf digital

Sie möchten auf die Haufe Digitale Personalakte umsteigen, haben jedoch Bedenken beim Aufwand? Keine Sorge: Wir bieten einen einzigartigen Service und wandeln Ihre Papierakten in Digitale Personalakten – schon in wenigen Tagen. Wir scannen Ihre Dokumente nach und nach ein und erstellen Ihre neue digitale Ablage. Sie brauchen anschließend nur noch loslegen. Sprechen Sie uns auf diesen besonderen Service an.

System-Integration

Einfacher Connect: Integration in Ihre Systemlandschaft

Wir binden die Haufe Digitale Personalakte an jedes HR-System in Ihrem Unternehmen an. Unser Premium-Partner aconso ist zudem SAP-zertifiziert, womit eine einwandfreie Integration in SuccessFactors garantiert ist. Sie haben weitere Fragen zu unserer Implementierung? Sprechen Sie uns gern an – per E-Mail oder Kontaktformular.

Corporate Design

Eigenes Design: Individuelle Oberfläche und weitere Module

Unsere Lösung wird an Ihr Corporate Design angepasst und auf Wunsch bedarfsgerecht konfiguriert. Nutzen Sie zudem weitere Services von Haufe und unserem Partner aconso. Auch weitere Module zur Dokumentenerstellung stehen Ihnen zur Verfügung. Mehr Informationen hier.

Workflows in SAP® SuccessFactors®

  • Vertragsschreibung: Wir generieren automatisch einen Arbeitsvertrag aus SAP® SuccessFactors®heraus, sobald für den Mitarbeiter ein erstes oder aktualisiertes Vertragsangebot ausgereicht werden soll. Dies geschieht auf Basis vorhandener Stammdaten und gesammelter Prozessdaten.
  • Gehaltserhöhung: Wir fangen das Ereignis einer Gehaltsanpassung in SAP® SuccessFactors® ab und erstellt die dazugehörigen Dokumente.
  • Bescheinigungen: Standardbescheinigungen und Dokumente aus den digitalen SAP® SuccessFactors®-Prozessen werden automatisch generiert. Selbstverständlich auch mit der direkten Ablage in die Digitale Personalakte oder mit der Einbindung in Folgeprozesse.
  • AU-Bescheinigungen: Mitarbeiter schicken AU-Bescheinigungen z.B. über einen Foto-Upload an unser System. Das Unternehmen erhält umgehend die wichtigen extrahierten Daten und das Dokument direkt für den Import in die Zeitwirtschaft zurück.
  • Mitarbeitergespräche: Protokolle, die das System nach Mitarbeitergesprächen erstellt, werden automatisch in die Digitale Personalakte verschoben.
  • Zeugniserstellung: Auf Wunsch einfache Aktivierung und Integration eines Zeugnis-Generators. Wir übernehmen Stammdaten, Tätigkeits- und Unternehmensbeschreibungen aus SAP® SuccessFactors®.

Webinar & Whitepaper

Webinar-Video

Erfahren Sie in unserem Webinarvideo alles zur Digitalen Personalakte, inkl. Demo-Vorführung

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5 Schritte zur erfolgreichen Einführung

Kostenloses Whitepaper rund um die Einführung einer digitalen Personalakte

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Zufriedene Kunden unseres Partners aconso

„Die Digitale Personalakte von aconso hat uns geholfen die Papierflut zu reduzieren. Statt mit Aktenbergen können wir uns heute mit den Menschen dahinter beschäftigen.“

Manuela Piehl,
Leiterin Ressort Personalwirtschaft, Vivantes

„Die Digitalisierung der Akten ist eine grundlegende Voraussetzung für die HR-Umstrukturierung des gesamten Konzerns. Sie macht die ortsungebundene Bearbeitung erst möglich, dadurch können wir sämtliche HR-Prozesse zentralisieren und zugleich optimieren.“

Sabine Rüffer,
Project Manager, Lufthansa Global Business Services (LGBS)

„Ausschlaggebend war auch, dass sich die sensiblen Personaldokumente in einem Rechenzentrum befinden, das nach EU-Standards betrieben wird und zudem die strengen deutschen Datenschutzrichtlinien erfüllt.“

Michael Brass,
HR IT Architekt, Lufthansa Global Business Services (LGBS)

Die digitale Personalakte im Einsatz bei der Lufthansa

Lesen Sie, wie die digitale Personalakte konzernweit die HR-Prozesse bei der Lufthansa optimiert.

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Zwei starke Partner an ihrer Seite

Mit Haufe und aconso setzen Sie auf zwei absolute Digitalisierungsexperten und führende Unternehmen für digitale Arbeitsplatz- und Unternehmenslösungen. Mit unserer Partnerschaft bieten wir Ihnen einzigartige Lösungen und Services für die Digitalisierung Ihrer HR-Prozesse.

Haufe wurde mit der Überzeugung gegründet, dass es die Menschen sind, die ein Unternehmen voranbringen. Daher stehen auch Sie bei der Entwicklung und Weiterentwicklung unserer Lösungen im Zentrum. Insbesondere im HR-Umfeld kennen wir die Bedürfnisse und Anforderungen unserer Kunden und wissen, wie Sie Ihre Personalarbeit noch erfolgreicher gestalten können.

 

aconso ist seit Jahren führender Software-Lösungsanbieter für Dokumentenprozesse im Personalwesen. Mehr als 400 Firmen weltweit setzen auf den Personal-Versteher und vereinfachen ihre Personalprozesse mit den Software-Angeboten von aconso. Große Namen wie Lufthansa, Nestlé oder Siemens vertrauen aconso und auch der Mittelstand weiß die cleveren Lösungen zu schätzen.

Mehr als Digitale Personalakte:
Digitales HR-Dokumentenmanagement mit Haufe und Aconso

Mit unser HR-Plattform für Dokumente nutzen Sie eine modulare Komplett-Lösung für Ihr Unternehmen: Digitale Personalakte, digitale Infoschreiben, digitale AU-Bescheinigung und vieles mehr. Mit der Lösung verschlanken Sie Ihre HR-Prozesse und stellen sich zukunftsfähig auf. Sie führen verschiedenste HR-Daten und Dokumente zusammen, gleichzeitig nutzt Ihre HR-Abteilung automatisierte Workflows – für schnelles, einfaches und effizientes Arbeiten. So haben Sie mehr Zeit für die strategische HR-Arbeit.

Sie haben Interesse oder benötigen weitere Informationen? Nutzen Sie unser Kontaktformular und erhalten Sie alle Unterlagen von uns.

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