Haufe Digitale Personalakte

Die Einführung einer digitalen Personalakte ist einer der ersten wichtigen Schritte in Richtung einer modernen, papierlosen und komplett elektronischen HR-Arbeit. Damit ersparen sich Personaler mühseliges Ablegen und Suchen in Aktenbergen. Die Automatisierung administrativer HR-Prozesse schafft Freiräume zum strategischen Arbeiten.

Mit dem Scannen von Dokumenten, einem Dokumentenmanagement und einer HR-Software dienen noch existierende Papierakten lediglich zur Archivierung. Neben der Ersparnis von Papierbergen steht dabei vor allem im Vordergrund, dass nun jedem Zugriffsberechtigten jederzeit und überall eine vollständig bearbeitbare elektronische Personalakte zur Verfügung steht und dass notwendige Statistiken leichter zu erstellen und zu pflegen sind. Digitale Personalakten bieten viele neue Gestaltungs- und Auswertungsmöglichkeiten.

Durch den Wegfall aufwendiger manueller Tätigkeiten, die Nutzung von Workflows und den ortsunabhängigen Zugriff ergeben sich schnelle Erfolge:

• Mehr Effizienz
• Mehr Transparenz
• Bis zu 50% Einsparung beim Arbeitsaufwand
• Bis zu 20% Einsparung bei Druck- und Personalkosten
• Einfachere tägliche Ablage und Administration
• Höhere Informationsqualität und -aktualität
• Keine Akten mehr händisch durchsuchen, tragen und ablegen
• Bessere Datensicherheit und erhöhter Datenschutz
• Sehr schneller Zugriff an jedem Ort und durch mehrere Personen gleichzeitig
• Einsparung von Büroraum
• Moderne, zukunftsorientierte HR-Arbeit

Gerade die Effizienzsteigerung, die sich durch die tägliche Arbeit mit der digitalen Personalakte ergibt, schafft Zeit für die strategischen Themen im HR.

Hierbei sollten ein paar wichtige Aspekte berücksichtigt werden. Die Top-3-Punkte sind:
Zusammenstellung des Projektteams:

• Personalmitarbeiter
• Mitarbeiter aus den technischen Bereichen
• Betriebsrat
• Datenschutz
• Doppelspitze der Projektleitung (Personal & Technik)

1. Ist-Aufnahme Ihrer Prozesse / Soll-Konzept
   • Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre aktuelle Situation:
   • Wie funktioniert die Archivierung der Personalakte heute?
   • Welche Herausforderungen beschäftigen mich?
   • Welche Faktoren (Zeit, Kosten, Aufwand, Stress) möchte ich verändern?
2. Formulieren Sie danach in kurzer Form Ihren Wunschprozess
   • Wie soll mein Prozess mit einer digitalen Personalakte in Zukunft aussehen?
   • Welche Funktionen/Features sind mir und meinem Team wichtig?
   • Welche technischen Anforderungen gibt es an die digitale Personalakte?
3. Erstellung eines Feinkonzepts:
   • Legen Sie grob den Projektablauf und den zeitlichen Rahmen fest.

Bei der Revisionssicherheit stehen folgende Fragen im Vordergrund:

• Welche Mitarbeiter sollen welche Zugriffsrechte erhalten?
• Wie wird die temporäre Akteneinsicht für Mitarbeiter und Führungskräfte gehandhabt?
• Wie werden Daten zur zulässigen Aufbewahrungsdauer erfasst und automatisch vorgelegt?
• Wie wird das Löschen von personenbezogenen Daten gewährleistet?
• Wie wird mit Datenpannen umgegangen?
• Wie werden betroffene Mitarbeiter zum Datenschutz geschult?

Auch bei der Archivierung spielt die Revisionssicherheit eine große Rolle. So muss die Archivierung mittels unveränderbaren Formats wie PDF/A und sicherem Speichermedium erfolgen, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert ist.

1. Bewerbungsunterlagen

Lichtbild, Bewerbungsunterlagen, Bewerbungsbogen, Einladung, Vorstellungsgespräch, Fahrgelderstattung Vorstellungsgespräch

2. Arbeitsvertrag

Arbeitsvertrag, Zusatzvertrag, Ende Probezeit, Darlehen, Rückzahlungsverpflichtung, Handlungsvollmacht/Prokura, Versetzung, Kündigung, Aufhebungsvereinbarung, Arbeitsgerichtsunterlagen

3. Entgelt

Lohn- und Gehaltsveränderung, Tantieme/Prämie laut Einzelvertrag Sonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen, Pfändungen/Abtretungen, Mietverträge bei Wohnungsgestellung, Auszahlungsbeleg Kasse, Bescheid Kindergeld

4. Aus- und Weiterbildung

Ausbildungsvertrag, Berufsschule, Kammer, Gehilfenbrief/Gesellenbrief Fortbildung/Förderkreise, Seminarbescheinigungen

5. Beurteilungen

Beurteilungen, Zwischenzeugnisse, Endzeugnisse

6. Sozialversicherungsunterlagen

Unfallmeldungen, AU-Meldungen, Arbeitsversuche, SV-Ausweis, Unterlagen Kur, DEÜV-Meldungen

7. Betriebliche Altersversorgung/Versicherungen

Versorgungszusage, Rückdeckungsversicherung, Direktversicherung (Arbeitgeber zahlt Beiträge), Direktversicherung (Gehaltsumwandlung)

8. Bescheinigungen

Finanzamt, Krankenkasse, Behörden, Gericht usw., Deutsche Rentenversicherung

9. Aushändigungen/Belehrungen/Arbeitsmittel

Handy, Schlüssel, Bahncard, Miles & More, Firmenausweis, Parkplatz, Datenschutz, Betriebsordnung, Sicherheitsbelehrung, sonstige Belehrungen, Aushändigung Sonstiges, Nebentätigkeit

10. Firmen-Pkw

Pkw-Bestellung, Pkw-Nutzungsvertrag, Rechnung, Versteuerung, Pkw-Versicherung

11. Persönliche Ereignisse

Elternzeit/Mutterschutz, Jubiläen, Kind, Hochzeit, Atteste, Schwerbehinderung, Wehrübung, Wehrdienst, Zivildienst, Gesundheitszeugnis, Umzug, Allgemeine Korrespondenz mit Mitarbeitern/Fehlzeiten, Arbeitserlaubnis, Führungszeugnis, Studienbescheinigung

12. Abmahnungen

In Betrieben werden Akten ausgeschiedener Mitarbeiter häufig jahrzehntelang aufbewahrt. Die Auffassung, hierzu sei der Arbeitgeber verpflichtet, ist weit verbreitet. Hier ist zu differenzieren:

Abrechnungsunterlagen

Dieselben Vorschriften vorwiegend steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Natur, die den Arbeitgeber verpflichten, überhaupt (Abrechnungs-) Unterlagen über den Mitarbeiter zu führen, verpflichten ihn auch, diese Unterlagen noch gewisse Zeit aufzubewahren. Hinzu kommen die bilanzrechtlichen Vorschriften.

Arbeitsschutzrechtliche Unterlagen

Verschiedene arbeitsschutzrechtliche Vorschriften, so z. B. des ArbZG, des JArbSchG und des MuSchG, verpflichten den Arbeitgeber, Unterlagen zu führen und diese eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Hier handelt es sich um Unterlagen, die in Listenform geführt werden, außerhalb der Personalakten der einzelnen Mitarbeiter.
Im Zusammenhang mit ausgeschiedenen Mitarbeitern sind 2 für die Praxis wichtige Fragen zu unterscheiden:

• Ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Akten ausgeschiedener Mitarbeiter weiter aufzubewahren?
• Ist der Arbeitgeber, wenn die Akte noch vorhanden ist, verpflichtet, dem Mitarbeiter darin Einsicht zu gewähren, ggf. unter welchen Voraussetzungen?

Bezüglich der ersten Frage besteht Übereinstimmung in Rechtsprechung und Schrifttum: Eine Aufbewahrungspflicht des Arbeitgebers besteht nicht. Der Arbeitgeber ist also berechtigt, die Akte des Mitarbeiters alsbald nach dessen Ausscheiden zu vernichten. Dies betrifft alle Aufzeichnungen, die nicht unter die konkret geregelten Aufbewahrungspflichten fallen, also z. B. Angaben zur betrieblichen Weiterbildung, Adressänderungen und allgemeiner Schriftwechsel.

Hinweis
Aufbewahrung bis zum Verjährungseintritt

Trotz fehlender Aufbewahrungspflicht für den Arbeitgeber wird regelmäßig empfohlen, die Personalunterlagen so lange aufzubewahren, bis mögliche Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis verjährt sind. Bei Ansprüchen wie beispielsweise dem Anspruch auf Zeugniserteilung greift die 3-jährige Regelverjährung, sodass die Personalakte erst nach Ablauf dieser Zeit vernichtet werden sollte.

Für eine geplante Einführung einer digitalen Personalakte empfiehlt sich, die wichtigsten Fragen zu beantworten. Hier ein ausgewählter Fragenkatalog von Haufe:

1. Kann durch das System die klassische Papierakte komplett abgeschafft werden?
2. Sind keine weiteren Papierdokumente mehr nötig, außer den vom Gesetzgeber vorgeschriebenen?
3. Gewährleistet das System die Einhaltung der gesetzlichen und unternehmensinternen Datensicherheitsvorgaben?
4. Ist das System revisionssicher?
5. Ist eine verschlüsselte Datenübertragung bei der Akteneinsicht durch Mitarbeiter und deren Vorgesetzte möglich?
6. Bestehen die technischen Voraussetzungen für eine codierte Speicherung der Daten?
7. Können zeit- und kostenintensive Prozesse im Personalbereich durch die Einführung der digitalen Personalakte auch wirklich reduziert werden?
8. Ist eine einheitliche Aktenführung an allen Standorten/Niederlassungen möglich?
9. Können die Mitarbeiter in die eigene Personalakte direkt an ihrem Arbeitsplatz Einsicht nehmen?
10. Ist das System mehrsprachig? Eignet es sich also auch für die Anwendung in anderen Landesgesellschaften?
11. Stehen Workflows für eine zeit- und zielgerechte Bearbeitung zur Verfügung?
12. Gibt es eine Notiz- und Wiedervorlagefunktion?
13. Besteht die Möglichkeit, die Dokumente mit Datum zu versehen?
14. Ist das System in das bestehende HR-Portal integrierbar?
15. Können Mitarbeiterstammdaten, Gehaltsdaten und Entwicklungsdaten direkt in das System integriert werden, so dass eine doppelte Eingabe der Daten beziehungsweise Datenpflege vermieden wird?
16. Besteht eine Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung oder ist die Einrichtung einer Schnittstelle möglich, damit Gehaltszettel direkt auf elektronischem Wege in die digitale Personalakte übernommen werden können?
17. Wird auch in anderen Bereichen, zum Beispiel durch eine Anbindung an ein Bewerbermanagementsystem, eine doppelte Datenpflege vermieden?
18. Werden durch die digitale Personalakte Personalkosten in der Personalverwaltung sowie Lagerkosten in den Archiven eingespart?
19. Kann die digitale Personalakte auch in bereits vorhandene Archivlösungen (DMS-Systeme) integriert werden?
20. Besteht die Möglichkeit, die komplette Akte bei Bedarf auszudrucken?
21. Ermöglicht das System eine individuelle Verschlagwortung für die jeweiligen Unternehmensbedürfnisse?
22. Gibt es unterschiedliche Suchmöglichkeiten, beispielsweise über eine Dokumentenliste oder über eingegebene Begriffe?
23. Enthält das System Blätter- und Schnellansicht-Funktionen für das leichte Handling?

Auch bei der Archivierung spielt die Revisionssicherheit eine große Rolle. So muss die Archivierung mittels unveränderbaren Formats wie PDF/A und sicherem Speichermedium erfolgen, damit die Unveränderbarkeit der Dokumente garantiert ist.

Checkliste

Teil I: Personalführung

Vertragsdaten

• Arbeitsvertrag und Anlagen
• Anstellungsschreiben
• sämtliche Vertragsänderungen der Folgezeit inkl. Arbeitszeitveränderungen, Versetzungen, Vorgesetztenwechsel etc.
• Vollmachten
• Verschwiegenheitsverpflichtungen
• Verpflichtung auf Datenschutzvorschriften
• Nachweis über Teilnahme am Datenschutz E-Learning
• Meldung einer Nebentätigkeit
• Zurverfügungstellung eines Dienstwagens
• Zurverfügungstellung von Arbeitsmitteln (dienstliches Mobiltelefon, Tablet oder Laptop)
• Kündigung, Aufhebungsvereinbarung

Vorvertragsdaten

• Bewerbungsunterlagen (Bewerbungsschreiben, Zeugnisse, Referenzen, Lebenslauf, Lichtbild)
• Interviewbogen mit Stellungnahmen beteiligter Gesprächspartner
• Personalfragebogen
• Eignungstest
• ärztliche Tauglichkeitsfeststellungen, Gutachten und Befunde
• Auskünfte Dritter
• allgemeine Bewerbungskorrespondenz und Regulierung der Vorstellungskosten

Allgemeindaten

• Bescheinigungen
• Arbeits-/Aufenthaltserlaubnis
• Pfändungen, Vorschüsse
• Arbeitgeberdarlehen
• Personalmeldungen
• Vermerke über Fehlzeiten, wie Arbeitsunfähigkeit und Urlaub
• Unterlagen zum Betrieblichen Eingliederungsmanagement
• Schwerbehindertenausweis
• Bescheinigungen und Unterlagen zu Mutterschutz bzw. Elternzeit
• Unfallanzeigen und Untersuchungsbefunde
• Werkswohnung
• Jubiläen
• Beihilfen und Darlehen
• Schriftverkehr mit den Mitarbeitern
• Schriftverkehr mit Dritten z.B. Arbeitsamt, Sozialversicherung)
• Kopien von Betriebsratsanhörungen und Betriebsratsinformationsschreiben

Entwicklungsdaten

• Seminarbesuche
• Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, interne Personalentwicklungsprogramme
• Unterlagen aus dem Assessment-/Development-Center
• Kompetenzübersicht (z.B. Fremdsprachenkenntnisse, Zusatzausbildungen etc.)
• Beurteilungen
• Zwischenzeugnisse
• Disziplinarmaßnahmen (Ermahnung, Verweis)
• Abmahnungen
• Beförderungsvorschläge

Teil II: Abrechnung

Variable Daten

• vorübergehende Gehaltskürzung (z.B. aufgrund Krankheit, Elternzeit, unbezahltem Urlaub etc.)
• Prämien/Boni/Sonderzahlungen
• Fahrgelderstattung
• sonstige Aufwandserstattungen
• Lohn- und Gehaltsnachweise

Überweisungsdaten

• Bankverbindung
• Vermögensbildung
• sonstige Versicherungen
• Mieten
• Pfändungen
• Darlehensrückzahlung

Lohnsteuer (ELStAM-Verfahren)

• Identifikationsnummer des Arbeitnehmers
• melderechtliches Geburtsdatum
• Angabe, ob es sich um ein erstes oder weiteres Dienstverhältnis handelt
• Bei privat Versicherten: Bescheinigung über Vorsorgeaufwendungen nach § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG
• Bei Steuerklasse VI: Angabe, ob und in welcher Höhe ein Freibetrag bzw. Hinzurechnungsbetrag abgerufen werden soll

Kranken- und Sozialversicherung

• Mitgliedschaftsbescheinigung der privaten oder gesetzlichen Krankenkasse
• Kopie Sozialversicherungsausweis

Allgemeindaten

• Bescheinigungen
• Schriftverkehr

Die vorstehenden Musterbeispiele sind nicht abschließend und je nach Bedarf abzuändern. Nützlich ist auch die Anfertigung eines Deckblattes für jede Personalakte, das die jeweils aktuellen Stammdaten des Mitarbeiters enthält.
Nicht empfehlenswert ist eine fortlaufende Nummerierung der Personalakte oder auch nur der einzelnen Untergliederungen. Zwar erleichtert dies die Bearbeitung, erschwert jedoch eine Bereinigung erheblich.

Die Umstellung auf elektronische Personalakten ist im Rahmen des § 26 BDSG zulässig und bedarf nicht der Zustimmung der Arbeitnehmer. Jedoch kann nach Maßgabe des § 34 BDSG i. V. m. Art. 15 DSGVO der Arbeitnehmer Auskunft über die zu seiner Person gespeicherten Daten verlangen.

Ob bei Einführung und Anwendung elektronischer Personalakten das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG beachtet werden muss, ist höchstrichterlich bisher nicht entschieden. Im Schrifttum ist die Frage umstritten. Vermutlich ist sie nicht generell zu bejahen oder zu verneinen. Vielmehr dürfte es entscheidend auf die Programmierung der elektronischen Personalakte im Einzelfall sowie möglichen Schnittstellen zu anderen EDV-Programmen oder Daten ankommen.

Bei der Archivierung der Unterlagen über seine Beschäftigten muss der Arbeitgeber bestimmte gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten, die sich aus §§ 257 HGB, 147 AO, 28f SGB IV und 39b EStG ergeben.

Werden Dokumente eingescannt und die Originale vernichtet, kann es im Prozess zu Beweisschwierigkeiten kommen, da mit eingescannten Dokumenten, egal ob mit oder ohne elektronische Signatur, kein Urkundenbeweis geführt werden kann. Also sollten Erklärungen und Verträge, die zu ihrer Rechtswirksamkeit gesetzlicher oder gewillkürter Schriftform bedürfen, auch bei der Umstellung auf eine elektronische Personalakte weiterhin im Original aufbewahrt werden.