Heizkostenabrechnung für Vermieter und Verwalter

Ratgeber zum Erstellen und Prüfen der Heizkostenabrechnung

Einleitung

1 Wann wird die Heizkostenverordnung angewendet?
1.1 Sachlicher Anwendungsbereich
1.2 Persönlicher Anwendungsbereich: Gebäudeeigentümer
1.3 Persönlicher Anwendungsbereich: Nutzer
1.4 Preisgebundener Wohnraum (§ 1 Abs. 4 HeizKV)

2 Wann gilt die Heizkostenverordnung nicht?
2.1 Einzelöfen
2.2 Einfamilienhaus
2.3 Zweifamilienhaus (§ 2 HeizKV)
2.4 Ausnahmeregelungen (§ 11 HeizKV)

3 Was beinhaltet die Pflicht zur Verbrauchserfassung?
3.1 Duldungspflicht des Nutzers
3.2 Ausstattungspflicht des Gebäudeeigentümers (§ 4 Abs. 2 HeizKV)

4 Wie wird die Heizkostenverordnung auf Wohnungseigentum angewendet?
4.1 Verhältnis Eigentümergemeinschaft und Wohnungseigentümer
4.2 Verhältnis Wohnungseigentümer und Nutzer/Mieter

5 Was ist bei der Verbrauchserfassung zu beachten?
5.1 Heizpflicht und Temperaturen
5.2 Vorerfassung (§ 5 Abs. 2 HeizKV)
5.3 Duldungspflicht des Nutzers
5.4 Messgeräte
5.5 Austausch von veralteten Erfassungsgeräten
5.6 Umlage von Gerätekosten

6 Was ist bei der Ablesung und beim Abrechnungszeitraum zu berücksichtigen?
6.1 Abrechnungszeitraum
6.2 So wird der anteilige Verbrauch der Nutzer ermittelt
6.3 Ermittlung des anteiligen Verbrauchs bei Nutzerwechsel

7 Welche Kosten zählen zu den umlegbaren Heizkosten?
7.1 Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung
7.2 Kosten des Betriebsstroms
7.3 Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage
7.4 Wartungskosten
7.5 Kosten der Reinigung der Anlage und des Heizraums
7.6 Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz
7.7 Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Gebrauchserfassung
7.8 Kosten für die Ausstattung zur Verbrauchserfassung samt Eichung, Berechnung, Aufteilung und Verbrauchsanalyse
7.9 Sonstige Kosten

8 Was gehört zu den umlagefähigen Kosten der Warmwasseranlage?
8.1 Kosten der Wasserversorgung
8.2 Kosten der Wassererwärmung
8.3 Messtoleranzen bei Zählern
8.4 Warmwassertemperatur

9 Was ist bei gewerblicher Wärme- und Warmwasserlieferung zu beachten?
9.1 Probleme im Zusammenhang mit der Kostenumlage
9.2 Überblick: die aktuelle Rechtsprechung

10 Wie werden die Kosten bei verbundenen Anlagen ermittelt?
10.1 Rechtslage bis zum 1.1.2009
10.2 Änderungen seit Inkrafttreten der Heizkostenreform

11 Wann wird welcher Umlageschlüssel angewendet?
11.1 Aufteilung in verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Heizkosten
11.2 Aufteilung bei unterschiedlichen Nutzergruppen/Vorerfassung
11.3 Aufteilung der Grundkosten
11.4 Aufteilung der Warmwasserkosten
11.5 Änderung des Verteilerschlüssels

12 Was ist bei der Abrechnung zu beachten?
12.1 Abrechnungszeitraum
12.2 Abrechnungsfrist
12.3 Ausschlussfrist
12.4 Fristüberschreitung
12.5 Rechte des Mieters bei nicht fristgerechter Abrechnung
12.6 Korrektur der Abrechnung
12.7 Inhalt der Abrechnung
12.8 Plausibilität
12.9 Fälligkeit
12.10 Verjährung
12.11 Verwirkung
12.12 Einwendungen des Mieters

13 Was gilt bei Sonderfällen?
13.1 Kostenverteilung in Sonderfällen (§ 9a)
13.2 Kostenverteilung bei Nutzerwechsel (§ 9b HeizKV)

14 Wann steht dem Mieter ein Kürzungsrecht zu?
14.1 Voraussetzungen
14.2 Überblick: die Rechtsprechung

Die Autorinnen

Anhang

Abkürzungs- und Literaturverzeichnis

Stichwortverzeichnis

6 Was ist bei der Ablesung und beim Abrechnungszeitraum zu berücksichtigen? (S. 83-97)

6.1 Abrechnungszeitraum

Als Abrechnungszeitraum wird die Zeitspanne bezeichnet, über den eine Heiz- oder Betriebskostenabrechnung zu erteilen ist. Über die Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen müssen Sie als Vermieter gemäß § 556 Abs. 3 BGB jährlich abrechnen. Hierbei handelt es sich um die Höchstzeitspanne mit der Folge, dass eine Abrechnung, die einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten umfasst, nicht ordnungsgemäß und somit nicht fällig ist.
Kürzere Abrechnungszeiträume sind im Ausnahmefall zulässig, zum Beispiel für die Zeit nach dem Einzug des Mieters bis zum Ende des für das Gebäude geltenden Abrechnungszeitraums. Auf den Mieter werden aber dann nur die auf seine Mietzeit entfallenden Betriebskosten zeitanteilig und Heizkosten entsprechend der Zwischenablesung (siehe Kapitel 6.3) umgelegt.
Liegen vernünftige Gründe vor, sind Sie als Vermieter zur Änderung des Abrechnungszeitraums berechtigt, zum Beispiel bei Anpassung an die Abrechnungsperiode des Stromlieferanten.
Bei gewerblicher Vermietung sind die vertraglichen Vereinbarungen maßgeblich. Üblich ist jedoch eine jährliche Abrechnung. Fehlt eine abweichende Vereinbarung, wird nach der Verkehrssitte auch der Jahreszeitraum angenommen.
Als Gebäudeeigentümer bestimmen Sie den Beginn des Abrechnungszeitraums. Bei der Abrechnung müssen Sie angeben, welche einzelnen Kostenarten in welchem Abrechnungszeitraum angefallen sind. Sie brauchen allerdings nicht nach dem Kalenderjahr abzurechnen. In Betracht kommen auch der Jahreszeitraum, in dem regelmäßig die Abrechnungen der Versorgungsunternehmen erteilt werden,
oder das Mietjahr.

Leistungsprinzip und Abflussprinzip
Die Zuordnung von Betriebskosten zu einem bestimmten Abrechnungszeitraum richtet sich bei Wohnraummietverhältnissen grundsätzlich danach, zu welchem Zeitpunkt die in Rechnung gestellte Leistung erbracht worden ist (Leistungsprinzip). Bei der Leistungsabrechnung werden nur die Kosten angesetzt, die in dem Abrechnungszeitraum in Anspruch genommen oder verbraucht wurden.
Abrechnungs- und Verbrauchszeitraum müssen sich decken. Überschneiden sich der Verbrauchs- und der Abrechnungszeitraum lediglich, ist eine zeitanteilige Berechnung notwendig (siehe dazu auch Kapitel 12.1).
Die Ausgabenrechnung (Abflussprinzip) dagegen stellt auf den Zeitpunkt ab, zu dem Sie als Gebäudeeigentümer Ihre Rechnungen bezahlt haben. Bei diesem Prinzip fließen alle bereits von Ihnen bezahlten Abrechnungen ein, allerdings ohne einen Bezug zur vom Vermieter angegebenen Abrechnungsperiode.
Der BGH hat mit den Urteilen vom 20.2.2008 entschieden, dass der Vermieter die Betriebskosten nicht nur nach dem Leistungsprinzip, sondern auch nach dem Abflussprinzip abrechnen darf. Den §§ 556ff. BGB sei nicht zu entnehmen, dass der Vermieter auf eine bestimmte zeitliche Zuordnung der Betriebskosten festgelegt ist. Auch das Abflussprinzip ermögliche eine sachgerechte Umlage der Betriebskosten. Der mit dem Leistungsprinzip unter Umständen verbundene zusätzliche Aufwand sei für den Vermieter nicht zumutbar. Diese Entscheidung ist bei vermieteten Eigentumswohnungen von außerordentlicher Bedeutung, da der Hausverwalter in aller Regel seine Jahresabrechnung nach dem Abflussprinzip erstellt.
Es stellt sich die Frage, wie die Kostenzuordnung der verbrauchsabhängigen Kosten, also der Heiz- und Warmwasserkosten, erfolgen soll. Der BGH hat in seinen Entscheidungen vom 20.2.2008 offengelassen, ob auch die Heizkosten nach dem Abflussprinzip abgerechnet werden können. In § 7 Abs. 2 der Heizkostenverordnung heißt es jedoch ausdrücklich, dass die Kosten der verbrauchten Brennstoffe anzusetzen sind. Bereits dem Wortlaut dieser Vorschrift ist zu entnehmen, dass nur der Verbrauch entscheidend ist und es nicht darauf ankommt, wann die Kosten angefallen sind. Der Verbrauch von Heizenergie und Warmwasser muss dem Abrechnungszeitraum richtig zugeordnet werden. Andernfalls wäre die Vergleichbarkeit der Energieverbräuche und Energiekosten für die einzelnen Abrechnungszeiträume nicht gewährleistet.

Systemvoraussetzungen:

• Microsoft Windows® 2000 SP4, XP SP2, 2003, Vista
• Ab Pentium® III Prozessor oder Kompatible ab 500 MHz
• 256 MB Hauptspeicher
• Grafikauflösung mind. 1024 x 768, 16 Bit Farbtiefe
• 150 MB Festplattenspeicher
• CD-ROM Laufwerk

Autoren

Birgit Noack

Die Rechtsanwältin Birgit Noack ist seit über 15 Jahren als Beraterin beim Haus- und Grundbesitzerverein München mit dem Schwerpunkt Mietrecht tätig.

Martina Westner

Martina Westner, Rechtsanwältin, ist seit über 15 Jahren als Beraterin beim Haus- und Grundbesitzerverein München mit dem Schwerpunkt Mietrecht tätig.